Informationhanteringsplan utbildningsnämnden
Antagen av utbildningsnämnden 2026-02-23 § 22
Reviderad 2026-03-06
Gäller från 2026-03-06
Om informationshanteringsplanen
En informationshanteringsplan är ett verktyg för en myndighet att leva upp till arkiv- och offentlighetslagstiftningens krav avseende hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.
En informationshanteringsplan innehåller riktlinjer om registrering och slutarkivering av information samt beslut om gallring (radering) av information och ska fungera som ett vägledande dokument i en myndighets, i detta fall utbildningsnämnden, arbete med sin informationshantering.
Utbildningsnämndens informationshanteringsplan gäller för de verksamheter som ligger under utbildningsnämndens ansvarsområde.
Vid arbetet med informationshanteringsplanen har utgångspunkten varit att beakta de råd som utgivits av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och Riksarkivet, ”Bevara eller gallra – råd för kommuners och regioners utbildningsväsende” (2023). Råden är teknikoberoende, vilket innebär att rekommendationerna om bevarande eller gallring är desamma, oberoende av om uppgifterna lagras analogt eller digitalt.
Utredaren har i samarbete med medarbetare på utbildningsenheterna identifierat handlingstyper, system för registrering och plats för förvaring. Samråd om utformning och delar av innehållet i informationshanteringsplanen har också skett med kommunens informationssamordnare tillika kommunarkivarie. Informationshanteringsplanen är uppdelad med avsnitt för olika skolformer och verksamhetsformer.
Författningar som styr
En uppdaterad informationshanteringsplan som är känd i hela utbildningsverksamheten behövs för att säkerställa att utbildningsnämnden uppfyller bestämmelserna i
- tryckfrihetsförordningen (1949:105),
- offentlighets- och sekretesslagen (2009:400),
arkivlagen (1990:782), - EU:s dataskyddsförordning (2016/679, allmänt känd som GDPR),
- offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) och
- arkivförordningen (1991:446)
Digital ärendehantering och gallring av pappershandlingar i Svedala kommun
Kommunens styrelser och nämnder har fattat beslut om övergång till digital ärendehantering och gallring av pappershandlingar efter skanning.
Enligt beslut av utbildningsnämnden den 3 februari 2020, § 8, med start från och med den 1 mars 2020 är det endast följande handlingar som behöver finnas utskrivna på papper för slutarkiveringen:
- Alla beslut (inklusive delegationsbeslut) och avtal som undertecknas för hand (det vill säga inte signeras digitalt).
- Protokoll från utbildningsnämnden och utbildningsutskottet. Protokollen skrivs ut på särskilt arkivpapper (Arkiv 80).
Bevarande eller gallring
Verksamhetsområde utbildning ska, utöver utbildningsnämndens informationshanteringsplan, även följa anvisningarna i kommunstyrelsens informationshanteringsplan med generella bestämmelser samt planer för ekonomienheten, HR-enheten, IT-enheten och upphandlingsenheten i tillämpliga delar. Det innebär att handlingstyper för dessa enheter inte tas upp i utbildningsnämndens informationshanteringsplan såvida det inte finns handlingar som är helt specifika för utbildningsnämndens verksamhetsområde. Svedala kommun har en gemensam kommunförvaltning. Nämnderna utgör dock egna myndigheter.
Handlingarna som ska bevaras behöver levereras till kommunarkivet för slutarkivering. Kommunarkivet lyder under kommunstyrelsen som är Svedala kommuns arkivmyndighet.
Informationshanteringsplanen avser handlingar som är original och arkiveringsansvaret ligger hos den funktion/det ansvarsområde som framställt eller mottagit originalhandlingen. Handlingar (kopior eller original), som inte ska registreras eller nämns i eller eleven inte längre är aktuell på enheten.
Gallring
Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller att vidta andra åtgärder med handlingarna som medför
- förlust av betydelsebärande data,
- förlust av möjliga sammanställningar,
- förlust av sökmöjligheter eller
- förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet
Motiv för bevarande eller gallring
Det är tillåtet att gallra allmänna handlingar men det finns viktiga förbehåll. Gallringen måste vara noga genomtänkt och kunna motiveras. Om det gallras för mycket förloras betydelsefull information. När man ska avgöra om en handling ska bevaras eller gallras, ska en värdering av informationen göras. Man ska beakta att de allmänna handlingarna är en del av vårt nationella kulturarv och att informationen tillgodoser förvaltningens behov, rätten till insyn (handlingsoffentlighet), den enskildes rättssäkerhet och forskningens behov av källmaterial. De grundläggande bestämmelserna om bevarande och gallring finns i 2 kap 18 § tryckfrihetsförordningen och i arkivlagen.
Var fattas beslut om gallring?
Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar. Det framgår av kommunens arkivreglemente (motsvarande) vem eller vilka som inom kommunen beslutar om gallring. Varje enskild myndighet (nämnd) beslutar om gallring av de egna handlingarna genom informationshanteringsplanen. Beslut om bevarande och gallring gäller tills vidare, det vill säga till dess att ett nytt beslut fattas. Det är möjligt att även fatta ett retroaktivt gällande gallringsbeslut. Normalt ska samråd i gallringsfrågor äga rum med kommunens/ landstingets/regionens arkivmyndighet.
När ska gallring ske?
När det anges att en allmän handling kan gallras efter fem år, betyder det att gallring utförs efter fem hela kalenderår. Normalt avses därmed fem år efter det år då handlingen upprättades eller inkom till myndigheten. Gallringsfristen kan också börja löpa efter det att ett ärende har avslutats, efter sista anteckningen i till exempel en journal eller i ett ärende eller efter det att ett avtal upphört. Gallringsfrister utgår från lagstiftningen kring olika verksamheter eller bedömningar som grundas på en uppskattning om hur länge information kan behövas utifrån de kriterier som räknas upp i arkivlagen. Av rationella skäl bör en myndighet besluta om och använda sig av så få typer av gallringsfrister som möjligt.
Rensning inför arkivering
Senast i samband med att ett ärende avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar ska arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap 9 § tryckfrihetsförordningen. Att förstöra sådana handlingar som inte ska arkiveras, kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringsregler. Normalt utförs rensning av ansvarig handläggare.
Innehållsförteckning
Informationshanteringsplan för utbildningsnämnden
Om informationshanteringsplanen
Författningar som styr
Digital ärendehantering och gallring av pappershandlingar i Svedala kommun
Bevarande eller gallring
Gallring
Motiv för bevarande eller gallring
Var fattas beslut om gallring?
När ska gallring ske?
Rensning inför arkivering
1. Allmän administration, styrning och ledning
2. Antagning till gymnasieskolan
3. Kommunernas aktivitetsansvar (KAA) för ungdomar
4. Skolskjuts
5. Elevhälsa och särskilt stödjande verksamhet för barn och elever
6. Förskolan
7. Grundskolan
8. Gymnasieskolan
9. Anpassade gymnasieskolan
10. Kommunala vuxenutbildningen
11. Annan pedagogisk verksamhet
12. Fristående verksamheter