Utlämnande samt sekretessprövning av handling
Innehåll
1.1 Om sekretessprövning/menprövning. 3
1.2 Presumtivt samtycke och vanlig menprövning. 3
1.3 Vem ansvarar för utlämnande av handling?. 3
1.3.1 Verksamhet som utför verkställighet 3
1.3.2 Individ- och familjeomsorgen. 3
2.1 Om en annan person än den enskilde klienten begär ut handlingen. 4
2.1.1 Om samtycke eller menprövning medger utlämning. 4
2.1.2 Om samtycke saknas eller menprövning ej medger utlämning. 4
2.2 Om den enskilde klienten begär ut en handling om sig själv. 4
2.2.1 Om handlingen tillhör ett pågående ärende – den enskildes rätt till partsinsyn. 4
2.2.2 Om handlingen tillhör ett avslutat ärende. 5
2.2.3 Om handlingen tillhör ett ärende som avslutats för mer än fem år sedan. 5
2.3 Om en annan myndighet begär 5
2.3.1 Om samtycke saknas och utlämning ej kan motiveras med sekretessbrytande bestämmelser 6
4.1 Hur snabbt ska en menprövning göras?. 8
5.1 Vilka uppgifter ska inte maskeras?. 9
5.2 Vilka uppgifter ska maskeras?. 9
5.3 Hur ska uppgifter maskeras?. 9
6.1 Tillvägagångssätt vid avslagsbeslut 10
7.1 Sekretess och ställföreträdare för vuxna. 11
7.2 Sekretess och anhörigas ställning gentemot underårig. 11
1. Sekretessprövning/menprövning och vanlig menprövning
1.1 Om sekretessprövning/menprövning
En menprövning, det vill säga en bedömning om en handling ska sekretessbeläggas eller inte, ska göras varje gång någon begär att få en handling utlämnad. Menprövning ska även göras om det är den enskilde själv, det vill säga klienten, som begär utlämnade av exempelvis sin personakt. Detta för att säkerställa att det som utlämnas inte innehåller känsliga uppgifter om tredje person (exempelvis närstående eller företrädare).
1.2 Presumtivt samtycke och vanlig menprövning
En vanlig menprövning ska göras då klienten inte har förmåga att lämna samtycke vid utlämnande av exempelvis personakt. Observera att varken en god man eller en förvaltare kan samtycka till att efterge sekretess åt sin huvudman.
Presumtivt samtycke innebär att den som lämnar ut handlingen förutsätter att klienten lämnar sitt samtycke till utlämningen. Detta görs exempelvis när klienten har informerats om en åtgärd som innebär att nödvändigt journalmaterial måste överföras till en annan myndighet för att åtgärden ska vara genomförbar. Om nämnt journalmaterial innehåller uppgifter om en annan person än klienten, exempelvis en anhörig, måste en vanlig menprövning göras. Detta eftersom handläggaren inte kan förutsätta att klientens anhörige lämnar samtycke till utlämningen.
1.3 Vem ansvarar för utlämnande av handling?
Den tjänsteman som är ansvarig för handlingen är den som är ytterst ansvarig för sekretessprövningen. Vid en begäran om att ta del av en handling ska den sökande (personen som begär ut handlingen) hänvisas till den verksamhet som ansvarar för handlingen.
1.3.1 Verksamhet som utför verkställighet
Om det är handlingar som upprättats inom verksamheten som begärs ut bör de inom verksamheten som känner klienten bäst göra menprövningen i samråd med enhetschef. Det kan exempelvis vara en personal med högre kompetens, samordnare eller den person som är klientens kontaktperson.
1.3.2 Individ- och familjeomsorgen
Om det är handlingar som upprättas inom individ- och familjeomsorgen som begärs ut bör den tjänsteperson som upprättat handlingen, eller har en anknytning till handlingen, göra menprövningen i samråd med biståndschef. Exempel på handlingar är personakten i verksamhetssystemet, Procapita, klientens behovsutredningar, eller handlingar som är diarieförda i Ciceron.
2. Lathund vid utlämnande av sekretesshandling
Om lathunden inte hjälper, kontakta verksamhetens stödfunktioner.
2.1 Om en annan person än den enskilde klienten begär ut handlingen
- En begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid besvaras skyndsamt.
Om begäran är otydlig eller väldigt ospecificerad får man be den som begär utlämningen om ett förtydligande.
- Den som begär att få handlingen har rätt att vara anonym men om handlingen innehåller
sekretessreglerade uppgifter (känsliga uppgifter som är reglerade i offentlighets- och sekretesslagen) får man fråga vem som begär ut handlingen och varför, eftersom detta kan öppna upp för utlämning av handlingen.
- Fråga den enskilde om den samtycker till utlämnandet.
- Om klienten inte har förmåga att lämna samtycke, gör en menprövning.
- Om klienten motsätter sig samtycke, gör en menprövning.
2.1.1 Om samtycke eller menprövning medger utlämning
- Om den enskilde lämnar samtycke, eller bedömning efter menprövning visar att utlämnande
är ok, görs en till menprövning av handlingen för att säkerställa att sekretessbelagda uppgifter om tredje person (exempelvis närstående) inte lämnas ut.
- Maskera eventuella sekretessbelagda uppgifter om tredje person och lämna ut handlingen.
- Dokumentera utlämningen i journalen med uppgifter om:
- Att en menprövning har gjorts
- Att en kopia är utlämnad till den enskilde
- Vem som lämnat ut kopian
- Hur kopian lämnats ut.
2.1.2 Om samtycke saknas eller menprövning ej medger utlämning
- Om delar av, eller hela handlingen, inte kan lämnas ut informeras den som begärde
handlingen om anledningen till avslaget samt rätten till ett överklagbart beslut. Anledning till avslaget måste alltid ha stöd av en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Avslag inom socialtjänsten hänvisar ofta till 26 kap. 1 §.
- Om den som begärde utlämningen av handlingen vill ha ett överklagbart beslut skriver
socialchefen ett sådant enligt socialnämndens delegationsförteckning, punkt D1. Se rutin för detta i kapitel 6.1.
- Dokumentera avslaget i journal.
2.2 Om den enskilde klienten begär ut en handling om sig själv
- En begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid besvaras skyndsamt.
- Om begäran är otydlig eller väldigt ospecificerad får man be den som begär utlämningen om
ett förtydligande.
2.2.1 Om handlingen tillhör ett pågående ärende – den enskildes rätt till partsinsyn
- Lämna ut handlingen om det inte, med hänsyn till ett allmänt eller enskilt intresse, är av
synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs, enligt 10 kap. 3 § OSL. Eftersom en part (i detta sammanhang klienten) i ett ärende har rätt till insyn i handläggningen av ärenden där hen är en part krävs det alltså, vid den här typen av utlämningsförfrågan, att det är av synnerlig vikt att uppgiften inte lämnas ut för att myndigheten ska kunna neka utlämning.
- Om det finns en uppgift i handlingen där det är av synnerlig vikt att sekretessen inte röjs ska
myndigheten lämna klienten upplysning om vad materialet innehåller i ”den utsträckning det behövs för att parten (i detta sammanhang klienten) ska kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen ska skydda”.
- Dokumentera utlämningen i journalen med uppgifter om:
- Att en kopia är utlämnad till den enskilde
- Vem som lämnat ut kopian
- Hur kopian lämnats ut.
2.2.2 Om handlingen tillhör ett avslutat ärende
- Gör en menprövning för att säkerställa att sekretessreglerade uppgifter (känsliga uppgifter
som är reglerade i offentlighets- och sekretesslagen) om tredje person (exempelvis närstående) inte lämnas ut.
- Maskera eventuella sekretessbelagda uppgifter om tredje person och lämna ut handlingen.
- Dokumentera utlämningen i journalen med uppgifter om:
- Att en menprövning har gjorts
- Att en kopia är utlämnad till den enskilde
- Vem som lämnat ut kopian
- Hur kopian lämnats ut.
2.2.3 Om handlingen tillhör ett ärende som avslutats för mer än fem år sedan
- Efter fem år lämnas handlingarna till arkivmyndigheten för slutarkivering, om handlingarna
inte ska gallras enligt 12 kapitlet i Socialtjänstlagen (2001:453).
- Situationer har förekommit där den fysiska akten finns kvar i kommunen trots att det gått mer
än fem år, detta med anledning av att resningen släpat efter. I ett sådant fall skall handlingen lämnas ut.
- Situationer har förekommit där den fysiska akten gallrats eller gått till slutarkivering, men
den digitala akten finns kvar i procapita. Även detta med anledning av eftersläpningar i resningen. I ett sådant fall skall handlingen lämnas ut.
2.3 Om en annan myndighet begär
utlämning
- En begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid besvaras skyndsamt.
- Om begäran är otydlig eller väldigt ospecificerad får man be den som begär utlämningen om
ett förtydligande.
- Fråga den enskilde om den samtycker till utlämnandet.
- Om samtycke lämnas antecknas detta i journalen av ansvarig tjänsteperson.
- Om samtycke inte lämnas får handlingen bara lämnas ut enligt sekretessbrytande
bestämmelser i OSL 10 kap. eller 26 kap. 9-10 §§.
- När kopior skrivs ut från verksamhetssystemet och lämnas till vårdgivare eller myndigheter
utanför den egna kommunen ska det av journalen framgå:
- Vem som fått kopian.
- När den lämnades ut.
- Från vilken del av journalen/akten utskriften är gjord.
Inspektionen för vård och omsorg, IVO, utövar tillsyn över bland annat socialtjänsten. Tillsynen kan ske både som verksamhetstillsyn och som individtillsyn. Bestämmelserna ger IVO möjlighet att granska hur ärendehandläggning och faktiskt utförande av olika insatser har gått till. Den som står under tillsyn är skyldig att på begäran lämna över handlingar och annat material som rör verksamheten och lämna de upplysningar om verksamheten som inspektionen behöver för sin tillsyn enligt 13 kap. 5 § socialtjänstlagen.
2.3.1 Om samtycke saknas och utlämning ej kan motiveras med sekretessbrytande bestämmelser
- Om delar av, eller hela handlingen, inte kan lämnas ut informeras den som begärde
handlingen om anledningen till avslaget samt rätten till ett överklagbart beslut.
- Om den som begärde utlämningen av handlingen vill ha ett överklagbart beslut skriver
socialchefen ett sådant enligt socialnämndens delegationsförteckning, punkt D1. Se rutin för detta i kapitel 6.1.
- Dokumentera avslaget i journal.
3. Hur handlingar ska lämnas ut
Ska en handling lämnas ut ska uppgifterna lämnas ut som en kopia, avskrift eller genom att den sökande får läsa journal/handling på plats. Den sökande ska erbjudas hjälp vid läsningen. Den som lämnar ut journal/handling ska förvissa sig om att det är rätt mottagare som tar emot handlingarna. Kopior skickas till folkbokföringsadressen som rekommenderad post eller lämnas direkt till den sökande.
- Den enskilde skall debiteras för kopiorna i enlighet med Svedala kommuns kopieringstaxa.
Kopiepris, inklusive moms: svartvit kopia A4 3 kr, färgkopia A4 5 kr, svartvit kopia A3 4 kr,
färgkopia A3 7 kr.
- Uppgift om antal kopior, namn, adress och personnummer lämnas till administratör som
debiterar klient.
4. Menprövning
4.1 Hur snabbt ska en menprövning göras?
En begäran om utlämnande ska hanteras skyndsamt. Utlämnade av journal och andra delar av personakt bör kunna hanteras inom några dagar. Det kan förstås behövas ännu längre tid om begäran avser omfattande material. Om utlämnandet dröjer mer än ett par dagar ska besked om detta lämnas till den sökande. Den sökande bör precisera vilken eller vilka handlingar som hen begär ut så att den person som fått in begäran kan identifiera handlingen/handlingarna och säkerställa att rätt funktion gör prövning om utlämnande.
4.2 Menprövning
Utgångspunkten för bedömningen ska vara den enskilde personens egen upplevelse. Vid en prövning av om uppgifterna ska lämnas ut måste den person som handlägger utlämnandet sätta sig in i den enskildes situation och försöka förstå hur hen skulle uppleva det om uppgifterna om hen förs vidare till en eller flera andra personer eller myndigheter. Om det inte kan uteslutas att den enskilde skulle tycka att det var obehagligt om andra fick kännedom om uppgifter som berör hens situation kan uppgifterna som regel inte lämnas ut. För mer information om menprövning se specifika rubriker i denna riktlinje se även riktlinje för samtycke och lathund för menprövning, kapitel 2.
5. Sekretessbeläggning/maskering
5.1 Vilka uppgifter ska inte maskeras?
Så länge det inte finns uttalad hotbild riktat mot personalen så ska inte personalens namn maskeras. De har gjort anteckningen i sin yrkesroll och ska kunna stå för informationen.
5.2 Vilka uppgifter ska maskeras?
Om det förekommer namn och information om tredje person är det något som kan behöva maskeras. Tredje person är någon som begäran inte berör, exempelvis en anhörig, volontär eller liknande. För att uppgifter ska maskeras ska de vara skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Det finns ingenting som ”alltid” ska sekretessmarkeras – det är en individuell bedömning från fall till fall.
5.3 Hur ska uppgifter maskeras?
Om uppgifter i en handling bedöms vara sekretessbelagda, exempelvis uppgifter i den enskildes journal, kan delar av handlingen lämnas ut ändå genom att de sekretessbelagda uppgifterna maskeras. Detta görs genom att en kopia görs, uppgifterna maskeras med tipp-ex eller korrigeringstejp och en ny kopia görs, eftersom korrigeringen kan skrapas av. Denna handling kan scannas in och mailas till den som begärt handlingen om utlämningen ska göras digitalt.
6. Vid bedömning om att handling/del av handling inte ska lämnas ut
Den sökande ska informeras om rätten till ett överklagbart beslut när handling eller del av handling inte lämnas ut på grund av att:
- Handlingen inte uppfyller kriterierna för att vara allmän
- Handlingen omfattas av sekretess (hela eller delar)
- Handlingen inte existerar hos myndigheten
- Begäran om att få handlingen digitalt utlämnad har nekats
- Handlingen lämnas ut med förbehåll
- Enskilds begäran att själv få använda tjänstemannens terminaler för att söka efter allmänna handlingar har nekats
6.1 Tillvägagångssätt vid avslagsbeslut
Den tjänsteman som ansvarat för menprövningen ska informera om rätten till avslagsbeslut. Om den sökande begär ett avslagsbeslut överlämnas ärendet till socialchef enligt socialnämndens delegationsförteckning, punkt D1.
Beslutet meddelas skriftligt genom normal postgång. Beslutet överlämnas till den enskilde med information om att den enskilde kan överklaga beslutet till kammarrätten inom tre veckor. Överklagan från den enskilde ska överlämnas till den delegat som fattat avslagsbeslutet som gör en bedömning om överklagandet har inkommit i tid. Har den det skickas överklagan vidare till kammarrätten i Göteborg. Delegationsbeslutet skickas till registrator för diarieföring.
7. Sekretess och anhörigas ställning till vuxna personer samt vårdnadshavares ställning till barn
Anhöriga till vuxna personer har inte per automatik rätt att få ta del av sekretessreglerade uppgifter om exempelvis make, maka, sambo, en förälder eller ett vuxet barn. Frågan om någon anhörig ska få ta del av sekretessbelagda uppgifter kan tas upp med den enskilde i samband med utredning och beslut om insatser enligt socialtjänstlagen, SoL, eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS.
Frågan kan också tas upp när ett beslut om insatser börjar genomföras. Några exempel på när insatser börjar genomföras är när den enskilde placeras på HVB-hem eller får stöd via öppenvård. Samtycke till att anhöriga får ta del av uppgifter kan lämnas både muntligt och skriftligt. Om en klient har nedsatt omdömesförmåga ska menprövning göras. Detta ska dokumenteras i klientens elektroniska journal, se lathund i kapitel 2.
7.1 Sekretess och ställföreträdare för vuxna
En god man eller förvaltare har ingen ”automatisk” rätt att få ta del av sekretesskyddade uppgifter om sin huvudman. Det beror på att det inte finns några särskilda sekretessbrytande bestämmelser i OSL som möjliggör ett utlämnande av sådana uppgifter till god man eller förvaltare. När det gäller vuxna som har god man eller förvaltare måste nämnden eller den enskilde utföraren därför göra en prövning av om den gode mannen eller förvaltaren ska få ta del av uppgifter som omfattas av sekretess respektive tystnadsplikt.
Om uppdraget omfattar att sörja för person finns i förarbeten stöd för att god man eller förvaltare skulle ha rätt att få ta del av sekretesskyddade uppgifter som behövs för att han eller hon ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Kammarrätten i Stockholm kom i en dom fram till att dokumentation från ett servicehus rörande en demenssjuk kvinna kunde lämnas ut till kvinnans gode man. Enligt kammarrätten hade den gode mannen ett berättigat intresse att få ta del av uppgifter som behövdes för att han skulle kunna fullgöra sitt uppdrag. De begärda uppgifterna hade betydelse för ett överklagande av en dom rörande stöd till kvinnan och uppgifterna kunde enligt kammarrätten lämnas ut utan att kvinnan eller någon henne närstående led men.
7.2 Sekretess och anhörigas ställning gentemot underårig
12 kap. 3 § OSL – Sekretess till skydd för en enskild gäller, om den enskilde inte fyllt 18, även i förhållande till dennes vårdnadshavare. Sekretessen gäller dock inte i förhållande till vårdnadshavaren i den utsträckning denne enligt 6 kap. 11 § föräldrabalken har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör den underåriges personliga angelägenheter, om inte:
- det kan antas att den underårige lider betydande men om uppgiften röjs för vårdnadshavaren
- det annars anges i denna lag.
Vårdnadshavaren har rätt till insyn i sekretesskyddat material när vårdnadshavaren har rätt och skyldighet, enligt föräldrabalken, att bestämma i frågor som rör den underåriges personliga angelägenheter. Vårdnadshavarens rätt/skyldighet att bestämma avgörs efter barnets ålder och mognad samt efter vad saken gäller. Exempelvis har föräldrar till små barn rätt att få reda på det mesta medan det kan bli mer begränsat för tonårsföräldrar.
För barn över 15 år bör samråd ske med barnet innan uppgifter lämnas till vårdnadshavare om inte omständigheterna (exempelvis psykiskt funktionshinder) föranleder en annan bedömning. Även om vårdnadshavaren enligt huvudregeln har rätt att ta del av uppgifter om barnet råder sekretess om barnet skulle lida betydande men av att uppgiften avslöjas för vårdnadshavaren, enligt 12 kap. 3 § OSL.
Om sekretess inte gäller i förhållande till vårdnadshavaren förfogar vårdnadshavaren ensam eller tillsammans med den underårige över sekretessen till skydd för den underårige, dvs kan samtycka till att uppgiften lämnas ut. Förälder som inte är vårdnadshavare har som huvudregel inte rätt att ta del av uppgifter om barnet.
8. Ordförklaring
Handling – Ett fysiskt eller digitalt objekt som innehåller information, och som det går att ta del av flera gånger. Det kan vara ett brev, en utredning, en patientjournal, en bildanteckning efter telefonsamtal, SMS eller e-postmeddelande m.m.
Allmän handling – En handling som förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Definieras i tryckfrihetsförordningen.
Arbetsmaterial – En handling som existerar hos en myndighet men inte uppfyllt kriterierna för att vara en allmän handling.
Inkommen handling – En handling som anlänt till myndigheten eller till behörig tjänsteperson av någon (annan myndighet, enskild, företag et cetera) utanför myndigheten. Definieras i tryckfrihetsförordningen.
Offentlig handling – En allmän handling som är tillgänglig för offentligheten. De flesta allmänna handlingar är offentliga, men det finns undantag. Undantagen är allmänna handlingar som belagts med sekretess. Dessa kallas för sekretessbelagda handlingar.
Sekretess – Ett begrepp som kan syfta på sekretessreglerade uppgifter, sekretessbelagda uppgifter, eller sekretessmarkering.
Sekretessbelagda uppgifter – Uppgifter som förekommer i en allmän handling hos myndigheten och som vid en begäran om utlämning inte har lämnats ut. Notera att det är uppgiften och inte handlingen som beläggs med sekretess. Detta innebär att vi vid
begäran om utlämning av allmän handling som innehåller sekretessreglerade uppgifter i första hand ska maskera/utelämna dessa uppgifter och därefter lämna ut handlingen. När vi gör det är det viktigt att säkerställa att det som är maskat inte röjs av övrig information i handlingen. Exempelvis kan det gå att avgöra vem en specifik person är utifrån handlingens kontext, även om personuppgifterna är maskade. Sekretessbeläggningen måste ske med stöd av paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Den som har begärt handlingen utlämnad ska informeras om sekretessbeläggningen och om rätten att få ett överklagbart beslut.
Sekretessmarkering – Anteckning som får göras på handling som innehåller sekretessreglerade uppgifter. Anteckningen ska ange
- tillämplig sekretessbestämmelse (paragraf i offentlighets- och sekretesslagen),
- datum då anteckningen gjordes, och
- den myndighet som har gjort anteckningen.
Det finns inget krav på att göra en sekretessmarkering på handlingar med sekretessreglerade uppgifter. Även om sekretessmarkeringen gjorts måste vi göra en prövning om handlingen begärs utlämnad.
Sekretessreglerade uppgifter – Känsliga uppgifter som förekommer i en handling hos myndigheten. Vad som är att beteckna som känsliga, och därmed sekretessreglerade, uppgifter bestäms i offentlighets- och sekretesslagen.
Styrdokument
Offentlighets- och sekretesslag, OSL (2009:400)
Socialtjänstlag, SoL (2001:453)
Föräldrabalken (1949:381)
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Socialnämndens delegationsförteckning
Socialstyrelsens handledning – Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, del 6