Sekretess och tystnadsplikt

Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) reglerar tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och förbud att lämna ut allmänna handlingar. Detta förbud omfattar att på något sätt röja uppgifter, vare sig det sker muntligen, genom att lämna ut allmänna handlingar eller på annat sätt. Den beskrivning som lämnas nedan syftar till att i korthet förklara för dig som arbetar med sociala frågor vad det innebär att sekretess kan föreligga för en uppgift, och vad som kan hända om du lämnar ut en uppgift i strid med OSL. I lagstiftningen används samlingsbegreppet ”socialtjänsten”. Vad som räknas in i det begreppet framgår av lagtexten nedan.

Enligt 26 kap 1§ OSL gäller sekretess inom socialtjänsten enligt följande.

”Sekretess gäller inom socialtjänsten för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.
Med socialtjänst förstås i denna lag
1. verksamhet enligt lagstiftningen om socialtjänst,
2. verksamhet enligt den särskilda lagstiftningen om vård av unga och av missbrukare utan samtycke, och
3. verksamhet som i annat fall enligt lag handhas av socialnämnd eller av Statens institutionsstyrelse.

Till socialtjänst räknas också
1. verksamhet hos annan myndighet som innefattar omprövning av socialnämnds beslut eller särskild tillsyn över nämndens verksamhet,
2. verksamhet hos kommunal invandrarbyrå, och
3. verksamhet enligt lagen (2007:606) om utredningar avseende barn som har avlidit i anledning av brott m.m.

Med socialtjänst jämställs
1. ärenden om bistånd åt asylsökande och andra utlänningar,
2. ärenden om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar,
3. ärenden om tillstånd till parkering för rörelsehindrade,
4. ärenden om allmän omvårdnad hos nämnd med uppgift att bedriva patientnämndsverksamhet, och
5. verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade.

Sekretessen gäller inte om annat följer av 5, 6 eller 7 §.
För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år.”

Uppgifter kan således bara lämnas ut om det står klart att den enskilde eller någon honom närstående inte lider men av att uppgiften lämnas ut. ”Men” betyder att uppgiften kränker eller kan upplevas kränka den personliga integriteten.

Undantagen i 26 kap 5-7 §§ OSL
5 §
Sekretess gäller i verksamhet som anges i 1 § för uppgift i anmälan eller utsaga av en enskild om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, i förhållande till den som anmälan eller utsagan avser, endast om det kan antas att fara uppkommer för att den som har lämnat uppgiften eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs.

6 §
Sekretess gäller för uppgift om en enskilds personliga förhållanden i en anmälan i ärende om ansvar eller behörighet för personal inom kommunal hälso- och sjukvård, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider betydande men om uppgiften röjs.

7 §
Sekretessen enligt 1 § gäller inte
1. beslut om omhändertagande av en enskild,
2. beslut om vård utan samtycke,
3. beslut om sluten ungdomsvård, eller
4. beslut i ärenden om ansvar eller behörighet för personal inom kommunal hälso- och sjukvård.

Enligt 26 kap 2 § gäller sekretess för underårigs vistelseort.

”Sekretessen enligt 1 § som gäller för uppgift om en underårigs vistelseort gäller också i förhållande till den underåriges föräldrar eller annan vårdnadshavare, om den underårige har omhändertagits eller vårdas enligt den särskilda lagstiftningen om vård av unga utan samtycke och det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med omhändertagandet eller vården.”

För familjerådgivning gäller sekretess enligt 26 kap 3 § offentlighets och sekretesslagen.

”Sekretess gäller inom kommunal familjerådgivning för uppgift som en enskild har lämnat i förtroende eller som har inhämtats i samband med rådgivningen.
För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år.”

Sekretessbrytande bestämmelser
Om den som sekretessen skyddar samtycker, får uppgifterna lämnas ut.

Förutom samtycke finns flera sekretessbrytande bestämmelser. Regleringen i OSL bygger på att man i varje enskild situation gör en bedömning av om uppgifter kan lämnas ut över en sekretessgräns. För att sekretessreglerade uppgifter ska kunna lämnas ut från offentlig verksamhet krävs antingen:
• att det föreligger en nödsituation (nödrätten)
• att det finns en sekretessbrytande bestämmelse som tillåter att sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut. Samtycke från den enskilde är en sådan sekretessbrytande bestämmelse.

”8 § Sekretessen enligt 1 § hindrar inte att uppgift lämnas till en enskild som uppnått myndig ålder om förhållanden av betydelse för att han eller hon ska få vetskap om vilka hans eller hennes biologiska föräldrar är.

9 § Sekretessen enligt 1 § hindrar inte att uppgift om en enskild eller någon närstående till denne lämnas från en myndighet inom socialtjänsten till en annan sådan myndighet eller till en myndighet inom hälso- och sjukvården, om det behövs för att ge den enskilde nödvändig vård, behandling eller annat stöd och denne
1. inte har fyllt arton år,
2. fortgående missbrukar alkohol, narkotika eller flyktiga lösningsmedel, eller
3. vårdas med stöd av lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård.

Detsamma gäller uppgift om en gravid kvinna eller någon närstående till henne, om uppgiften behöver lämnas för en nödvändig insats till skydd för det väntade barnet”.

Sekretess/sekretessgränser
För socialtjänsten liksom för hälso-och sjukvård gäller omvänt skaderekvisit. Detta innebär att sekretess råder om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Sekretess och tystnadsplikt styrs av offentlighet- och sekretesslagstiftningen (OSL) samt socialtjänstlagen och LSS. Sekretess finns på två sätt och delas in i:
• sekretess med sekretessgränser
• inre sekretess

Sekretessgränsen går runt nämnden. För olika nämnder gäller alltså sekretess mellan verksamheterna. Inom nämndens område gäller inre sekretess. Det vill säga enbart den personal som är involverad i en person får tillgång till uppgifterna.
• Uppgifter får bara lämnas mellan befattningshavarna i den utsträckning som är normal eller behövlig
• Dokumenterade personuppgifter ska förvaras så att ingen obehörig får tillgång till dem
• Vidare ska, om uppgifterna finns elektroniskt, bestämmelserna om behörighetsstyrning följas

Utlämnande av journal och andra allmänna handlingar
Allmänna handlingar inom offentlig verksamhet ska på begäran lämnas ut om det inte finns sekretessbelagda uppgifter. Dessa skyddas med sekretess och behörig tjänsteperson gör en sekretessprövning. Det vill säga gör sekretessuppgifterna oläsliga.

Begäran kan vara muntlig eller skriftlig. Den som begär får vara anonym och behöver inte uppge syftet.

Mer information om vad som gäller vid utlämning av handlingar finns att hitta i rutinen ”Utlämnande samt sekretessprövning av handling”.

Till den enskilde
Inom socialtjänsten är det normalt inte sekretess mot den enskilde men en sekretessprövning ska ändå göras för att inte någon annan som nämns i journalen ska lida men.

Till annan
Om en anhörig eller annan begär ut handlingarna ska en sekretessprövning göras.

Överföring av information till annan verksamhet
Socialtjänsten har inte samma regler som hälso-och sjukvården om sammanhållen journalföring. SoL-dokumentationen får alltså inte överföras elektroniskt med direktåtkomst över sekretessgränser. Mellan privat utförare och kommunens verksamhet råder sekretess. Ex. biståndshandläggare/socialsekreterare får inte läsa journal eller genomförandeplan hos en privat utförare med direktåtkomst. Det krävs i så fall ett samtycke från den enskilde kunden och handlingen överlämnas i pappersform. Om en kund flyttar från hemtjänst till särskilt boende finns inte sekretessgräns men då ska den inre sekretessen beaktas och samtycke till att lämna information ska finnas. Om en kund byter utförare mellan kommunal och enskild verksamhet ska samtycke eller annan sekretessbrytande bestämmelse finnas.

Sekretess mellan vårdgivare och socialtjänst
Socialtjänst och hälso- och sjukvård får inte ha direktåtkomst till varandras dokumentation. Det innebär bland annat att kommunens biståndshandläggare/socialsekreterare inte får logga in i ett patientjournalsystem. Informationsöverföring kan dock ske mellan hälso- och sjukvård och socialtjänst efter sekretessprövning inklusive samtycke från den enskilde.

I vissa fall finns det möjlighet eller skyldighet att lämna ut uppgifter
Socialtjänsten får i vissa särskilda fall lämna uppgifter till hälso- och sjukvården om det behövs för att ge den enskilde nödvändig vård, behandling eller annat stöd. Det kan gälla till exempel vid missbruk av alkohol eller narkotika.
Den som arbetar hos en vårdgivare får ta del av dokumenterade uppgifter om en patient om hen deltar i vården av patienten eller behöver uppgifterna i sitt arbete inom hälso- och sjukvården.

Verksamheter som bedriver både hälso- och sjukvård och socialtjänst
Vid till exempel särskilda boendeformer bedrivs såväl hälso- och sjukvård och socialtjänst. Motsvarande gäller även hälso- och sjukvård som utförs av Regionen i förhållande till kommunala sociala insatser i hemmet (hemsjukvård För det fall en medarbetare inte är legitimerad, t.ex. en undersköterska, och deltar i vården av en patient, får hen ta del av de uppgifter som är nödvändiga för att arbetet med patienten ska kunna utföras.” Icke-legitimerad personal på särskilda boenden arbetar även ofta med socialtjänstinsatser. Sådan personal dokumenterar i patientjournal och socialtjänstens journal beroende på om det är hälso- och sjukvård eller socialtjänst som har utförts.

Sekretess inom socialtjänst
I en kommun gäller sekretess även mellan dess olika nämnder. För att en sekretessbelagd uppgift inom socialtjänsten ska få lämnas ut från en nämnd till en annan krävs antingen en sekretessbrytande bestämmelse, den enskildes samtycke, eller att en sekretessprövning resulterar i att uppgifterna får lämnas ut. Det går därför inte att ha direktåtkomst till en annan nämnds information rörande en enskild person inom socialtjänsten.

Inom socialtjänsten har nämndorganisationen betydelse för hur information får lämnas mellan personalen. Det finns sekretessgränser mellan verksamheter som leds av olika nämnder. Om uppgifter får lämnas mellan verksamheter, till exempel genom den enskildes samtycke, så kan det göras på papper, muntligt eller elektroniskt.

Vidare gäller sekretess mellan kommunens biståndshandläggare/socialsekreterare och privata utförare. Biståndshandläggaren/socialsekreteraren får därför inte ta del av uppgifter hos privata utförare genom direktåtkomst.

Inre sekretess inom socialtjänst
Inom socialtjänsten har den inre sekretessen betydelse för hur personalen får ta del av uppgifter om den enskilde inom sin egen organisation. Inre sekretess innebär att personalen får ta del av uppgifter i den utsträckning som behövs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Det är enbart personal som behöver uppgifterna i sitt arbete som får ta del av dem. En medarbetare som varken deltar i handläggningen/vården av en klient eller har annan arbetsuppgift som kräver tillgång till klientuppgifter har inte rätt att ta del av dessa. Att t.ex. ta del av klientuppgifter enbart i utbildningssyfte är inte tillåtet. Inte heller är det tillåtet att t.ex. följa upp ett ärende som man vid något skede tidigare handlagt i något avseende men som man vid tiden slagningen inte längre handlägger.

Byte av anställning
Även om du byter anställning förblir du skyldig att iaktta tystnadsplikt och sekretess för uppgifter som du fått i den här aktuella verksamheten.

Samtycke
Inhämtande av samtycke ska dokumenteras i social journal. Det viktigaste är att försäkra sig om att kunden förstår vad saken gäller, annars går det inte att använda samtycket. Samtycket kan lämnas muntligt eller skriftligt och kan vara mer eller mindre omfattande. Med stöd av samtycke från den enskilde kan utföraren bryta sekretessen och lämna ut uppgifter till annan person eller myndighet. Samtycket ska vara specificerat och nedskrivet så det inte uppstår några oklarheter om vad den enskilde lämnat samtycke till. Den enskilde kan när som helst återkalla hela eller delar avsitt samtycke. Vid ett återkallande ska detta dokumenteras i social journal så att det tydligt framgår att samtycket inte gäller eller har ändrats. Av dokumentationen om samtycke ska det framgå:
• vilka myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte
• om och vilka närstående som får kontaktas och i vilket syfte
• vilka sakkunniga eller andra som får kontaktas och i vilket syfte
• när samtycket har lämnats eller ändrats

Påföljder vid brott mot sekretesslagen

Sekretessbrott
Enligt 20 kap 3 § brottsbalken: ”Röjer någon uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet, dömes, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år.”

Om du lämnar ut en uppgift som omfattas av sekretess kan du dömas för sekretessbrott. Påföljden kan vara böter eller fängelse i upp till ett år.

Dataintrång
Dataintrång är ett samlingsbegrepp för ett stort antal gärningar, som alla har gemensamt att någon olovligen bereder sig tillgång till en uppgift i ett IT-system. Om någon olovligen till exempel har berett sig tillgång till patientuppgifter kan denne dömas för dataintrång. Enligt 4 kap 9 c § första stycket brottsbalken (1962:700): ”Den som olovligen bereder sig tillgång till en uppgift som är avsedd för automatiserad behandling eller olovligen ändrar, utplånar, blockerar eller i register för in en sådan uppgift döms för dataintrång till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller den som olovligen genom någon annan liknande åtgärd allvarligt stör eller hindrar användningen av en sådan uppgift.”

Brottsbalkens bestämmelse om dataintrång omfattar alla typer av uppgifter som är avsedda för automatiserad behandling. Så kallad hacking, spridande av virus och överbelastningsattacker är exempel på handlingar som utgör brott enligt paragrafen om dataintrång. Det är också olagligt att ge sig själv tillgång till information som är lagrad digitalt och som tillhör någon annan. Anställda som har tillgång till dataregister i tjänsten får inte göra slagningar på personer vars ärende de inte handlägger vid tiden för slagningen.

Bilaga 1 FAQ

Får information om klientärenden delas vid handläggarmöten/gruppmöten?
Ja, om det är av vikt för att handläggarna ska kunna utföra sitt arbete och det kan göras på ett sätt som respekterar integriteten hos klienten. Om det inte är av vikt för en specifik arbetsuppgift, eller det är oklart om klientens integritet skulle kunna ta skada av att informationen delas, behöver den avidentifieras innan den kan delas med de andra.

Hur hanteras information som skickas till fel handläggare från exempelvis samarbetspartners i och utanför organisationen?
Informationen överlämnas till rätt handläggare och därefter raderas den av den första mottagaren, om det finns eventuella anteckningar eller ”digitala spår”. Samarbetspartner ska även informeras om att de har skickat informationen till fel mottagare och få information om vem som är rätt mottagare.

Vad ska dokumenteras när förälder/annan anhörig med samtycke ringer och ställer frågor om de insatser som ges till klienten/brukaren?
Finns samtycke att tala med exempelvis förälder ska den information som lämnas av föräldern dokumenteras samt den information som lämnas av handläggaren.

Får jag gå in i personakt under kollegas frånvaro för att handlägga ärende?
Om det är behövligt vid tillfällen där klienten eller andra parter (domstol ex) inte kan vänta. Det som görs i ärendet ska dokumenteras i journalen av den som ansvarat för handläggningen.

Får jag göra sökning i verksamhetssystemet på vem som är ansvarig handläggare när utomstående ringer för att diskutera eller till vill ställa frågor i ärende?
Ja, den utomstående måste kunna hänvisas till rätt handläggare för att kunna få svar på sina frågor.

Får jag hjälpa en kollega i handläggningen i ett ärende utan att chefen har godkänt det?
Nej, inte i betydelsen att gå in i ärendet och skriva utredning m.m., då behöver chefen godkänna det. Det som respektive handläggare gör i ärendet ska dokumenteras av den handläggare som utför själva handläggningen/momentet. Enklare frågor bör dock vara OK att hjälpa med men då ska klienten avidentifieras, om det är möjligt, när frågan ställs.