1.    Inför förmötet – anmälan av ärende

Måndagen i samma vecka som presidiet har sitt möte har bygg- och miljöchef, nämndsekreterare och handläggare med ärende till nämnden ett förmöte. Inför förmötet behöver ärenden anmälas. Det gör du direkt i Vision genom att skapa en händelse i ärendet. Händelsen ska läggas Under bearbetning.

Registrering ska se ut på följande sätt:

Händelsedatum: datum för nämndens sammanträde
Riktning: Upprättad
Kommunikationssätt: lämnas tom
Händelsekategori: Beslut från nämnden
Rubrik: Byggsanktionsavgift/serveringstillstånd/bygglov osv

I presentationen som ska visas på förmötet behöver det finnas:

• En beskrivande rubrik
• Förslag till beslut
  

  2. Under förmötet

Ni presenterar ärendet kortfattat och vi gör tillsammans en bedömning om ärendet är redo att tas upp i nämnden.

3. Inför presidiet

I presentationen som ska visas för presidiet behöver det finnas:

• En kort beskrivning av ärendet
• Karta/bilder/annat som behövs för att förstå ärendet
• Förslag till beslut

4. Presidiet

Under presidiet får du presentera ditt ärende kortfattat. Det är presidiet som avgör om det ska tas upp till nämnd i samma månad eller nästkommande.

5. Inlämning av handlingar

Nio dagar innan sammanträdet ska handlingarna finnas i händelsen i ditt ärende (se punkt 1 för hur det ska registreras). Koppla in handlingarna i händelsen. Om det vid utskick saknas handlingar i ärendet kommer ärendet inte med i dagordningen.

Tjänsteskrivelsen ska registreras i en egen händelse Under bearbetning, men behöver även kopplas in i händelsen Beslut från nämnden.

6. Presentation till nämnden

I presentationen (ca 2–4 sidor) som ska visas för nämnden behöver det finnas:

• En beskrivning av ärendet
• Karta/bilder/annat som behövs för att förstå ärendet
• Förslag till beslut

7.  Förmöte

Samma dag som sammanträdet äger rum har presidiet ett förmöte ca 45 min – 1 timme innan sammanträdet. Bokningar finns i Outlook. Du som har ett ärende till nämnden behöver närvara på mötet för att stämma av om det skett något i ärendet som är bra att känna till.

8. Nämnden

Presentationen är samlad för alla ärenden och när det är din tur ska du föredra ärendet och svara på eventuella frågor. Du behöver inte närvara när du är klar med ditt ärende.