1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa korrekt och långsiktig arkivering av bokföringsunderlag kopplade till investeringar beslutade av kommunfullmäktige. Rutinen ska garantera att materialet kan spåras, kontrolleras och bevaras för framtiden i enlighet med gällande arkiv- och redovisningsbestämmelser.

2. Omfattning

Rutinen gäller samtliga investeringsprojekt (I-projekt) som beslutats av kommunfullmäktige och som hanteras av ekonomiavdelningen.

3. Ansvar

• Controller ansvarar för alternativt ser till att verksamheten samlar in, stämmer av och sparar allt underlag enligt denna rutin.
• Redovisningscontroller säkerställer att rutinen följs och informerar arkivansvarig när underlag kan skickas för slutarkivering.
• Arkivansvarig ser till att materialet skickas till slutarkivering.

4. Genomförande

1. Alla bokföringsunderlag kopplade till investeringar beslutade av kommunfullmäktige ska arkiveras för all framtid och skickas till slutarkivet.
2. Innan materialet skickas till slutarkiv ska det sparas digitalt i följande mappstruktur:
   L-mappen: Kommunledning/Ekonomienheten/Gemensamt/E-arkiv
3. Kommunfullmäktige beslutar om en årlig investeringsbudget. För att möjliggöra uppföljning ska varje budgetår ha en egen undermapp.
   L-mappen: Kommunledning/Ekonomienheten/Gemensamt/E-arkiv/2025
4. Under respektive årsmapp skapas en egen mapp för varje beslutat I-projekt. Om projektet löper över flera år ska en ny mapp med samma projektnamn för varje år skapas. Exempel:
   År 2025: …./E-arkiv/2025/Projekt I1060 Skrivare Kopiatorer
   År 2026: …./E-arkiv/2026/Projekt I1060 Skrivare Kopiatorer

4.1 Innehåll i projektmappen

Varje projektmapp ska innehålla följande dokumentation:

• Transaktionslista från huvudboken
• Transaktionslista från anläggningsregistret
• Bokföringsunderlag, till exempel:
  – Fakturor
  – Tidredovisningar
  – Bokföringsordrar

4.2 Avstämning och kontroll

1. Transaktionslistorna ska stämmas av mot de bifogade underlagen.
2. Det är viktigt att beloppen överensstämmer mellan huvudbok, anläggningsregister och underlag.
3. Om differenser upptäcks ska dessa utredas och dokumenteras i en förklarande notering i projektmappen innan materialet arkiveras.

5. Slutarkivering

• När samtliga underlag är kompletta och kontrollerade skickas materialet till slutarkivet
• Investeringsunderlag ska bevaras för all framtid i enlighet med kommunens dokumenthanteringsplan.