antagna av kultur- och fritidsnämnden 2018-12-11, § 83, Gäller från 2019-02-01

Bakgrund

Den lokalhistoriska föremålssamlingen är en del av det lokala kulturarvet och det gemensamma minnet i Svedala kommun. Den består av föremål med koppling till Svedala kommun eller de småkommuner som historiskt legat inom kommungränserna och täcker tiden från stenålder och framåt. I den lokalhistoriska föremålssamlingen innefattas ett antal donationssamlingar, däribland Birger Nilssons donation. Dock innefattas inte Svedala kommuns konstsamling i den lokalhistoriska föremålssamlingen.

Förvärv

Svedala kommun kan – om det bedöms vara av särskild betydelse för hembygdsforskning och/eller det lokala kulturarvet – genom inköp eller donation förvärva föremål med koppling till kommunen eller de småkommuner som historiskt legat inom kommungränsen

Svedala kommun tar endast emot donationer, inte depositioner av föremål. Svedala kommun övertar vid mottagandet av en donation den fulla äganderätten och dispositionsrätten till donerade föremål.

Bedömning inför förvärv

Vid bedömning av ett inköp eller en donation ska hänsyn tas till föremålens:

• koppling till Svedala kommun
• pedagogiska, vetenskapliga och kulturhistoriska värde
• dokumentationsnivå
• skick

Svedala kommun tar inte emot föremål:

• som saknar dokumentation om dess tidigare sammanhang
•  som saknar anknytning till Svedala kommun eller de småkommuner som historiskt legat inom kommungränserna
• som är i så dåligt skick att de bedöms sakna eller ha mycket litet kulturhistoriskt, vetenskapligt eller pedagogiskt värde
•  där föremålstypen är överrepresenterad i samlingarna

Svedala kommun förbehåller sig rätten att tacka nej till en donation om kommunen av andra skäl inte har möjlighet att förvalta eller tillgängliggöra föremålet på ett ansvarsfullt sätt.

Arkivmaterial som erbjuds kommunen som donation, exempelvis enskilda arkiv från föreningar eller privatpersoner, hänvisas till Svedala kommunarkiv där en bedömning görs utifrån kommunarkivets verksamhetsuppdrag och Svedala kommunarkivs förvärvspolicy för enskilda arkiv.

Mottagande av förvärv

Vid mottagande av föremål, via inköp så väl som donation, ska följande dokumentation upprättas:

• dokumentationsblankett för kulturhistoriska föremål
• besiktningsprotokoll
• kvittens på mottagandet i 2 kopior, 1 behålls av kommunen 1 lämnas till gåvogivare eller säljare

Inför mottagande av ett föremål via donation ska ett gåvoavtal upprättas mellan Svedala kommun och gåvogivaren som specificerar omständigheterna kring donationen.

Gåvogivaren ansvarar för leverans av föremål om inget annat avtalats.

Gallring

Svedala kommun kan gallra i den lokalhistoriska föremålssamlingen i syfte att hålla den levande och relevant. Ansvar för gallringsbeslut vilar på kulturchefen och ska tas i enlighet med dessa riktlinjer. Gallringsbeslut ska dokumenteras. För varje föremål som gallras ska en Dokumentationsblankett för gallring av kulturhistoriska föremål fyllas i.

Med gallring menas hela processen från att ett registrerat föremål väljs ut för avyttring tills att det blivit avyttrat. Avyttringen kan innebära att föremålet överlåts till annan samlande verksamhet, omvandlas till rekvisita som kan användas i pedagogiskt syfte, säljs eller destrueras.

För att ett föremål ska bli aktuellt för avyttring bör ett eller flera av följande kriterier uppfyllas:
Att föremålet bedöms:

• sakna dokumentation om dess tidigare sammanhang
• sakna anknytning till Svedala kommun eller de småkommuner som historiskt legat inom kommungränserna
• vara i så dåligt skick att det saknar eller har mycket litet kulturhistoriskt, vetenskapligt eller pedagogiskt värde
• vara av en föremålstyp som är överrepresenterad i samlingarna

Gallring av ett föremål får aldrig innebära privat vinning för anställda vid Svedala kommun eller deras närstående.

Gallring får inte utföras för att generera intäkter. Eventuell vinst från försäljning av registrerade föremål ur samlingarna får endast återinvesteras i den långsiktiga förvaltningen av samlingen. Detta i enlighet med Riksantikvarieämbetets rekommendation och de etiska regler som tagits fram av International Council of Museums (ICOM) för att säkerställa förtroendet mellan samlande verksamheter och allmänheten.

Föremål som donerats till samlingen får inte avyttras genom försäljning. Destruktion (att totalförstöra ett föremål), är endast motiverat då föremålet är så skadat att det förlorat sitt kulturhistoriska, vetenskapliga och pedagogiska värde eller är skadligt för eventuella användare. Ifall föremål som donerats till kommunen avyttras ska donatorn, om möjligt, kontaktas och erbjudas föremålet tillbaka.