När ett ärende avslutas skall akten alltid rensas innan den lämnas ut i arkivet. Detta rutindokument beskriver vad som skall rensas bort och vad som skall finnas kvar i akterna.

Definitioner

Rensning – när ett ärende är avslutat skall akten rensas. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas dvs. anteckningar, utkast och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig handling färdigställts.

Gallring – innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handling i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut.

Vidare om bevarande och gallring och vad som skall finnas kvar i akter;

Informationshanteringsplaner för socialnämnden på intranätet och SKL Gallringsråd nr 5.

Detta skall rensas ur akten

• Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse – utkast, kladdar och liknande arbetsmaterial
• Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar
• Kallelser, t.ex. till möten m.m.
• Kvitton
• Plastmappar
• Gem, gummiband, häftklamrar och liknande. Undantag är om pappret är på väg att gå i sönder eller information kommer att gå förlorad då kan man låta häftklamrarna sitta kvar.
• Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet

Notera att händelseförteckning inte ska skrivas ut och läggas i pappersakten.

Detta skall finnas kvar i akten

• Anmälningar
• Ansökningar
• Ansökningar om LVM och LVU
• Avtal
• Begäran om handräckning
• Beslut
• Beslutsunderlag
• Diarieförda handlingar
• Domar
• E-mail om det tillför relevant information
• Fullmakter
• Genomförandeplaner
• Journaler från andra myndigheter
• Konsultationsdokument
• Omprövningar
• Polisanmälningar
• Registerkontroller som utgör underlag för beslut
• Remissvar
• Sammanträdesprotokoll från utskott eller nämnd
• Utredningar
• Vårdplaner
• Yttrande
• Överklagande
• Underlaget till övervägande
• Övriga upprättade handlingar av betydelse i ärendet