Mottagande av enskilda arkiv, riklinje
Antagen av kommundirektör, delegationsbeslut 2021-09-21
Gäller från 2021-09-21
Bakgrund
Enskilda arkiv är en del av det lokala kulturarvet och gemensamma minnet i Svedala kommun. Ett enskilt arkiv utgörs av handlingar som har skapats och/eller ägs av en privatperson eller organisation som inte tillhör Svedalas kommunala organisation.
Svedala kommuns arkivmyndighet är kommunstyrelsen. Även om arkivmyndigheter inte har en lagstadgad skyldighet att ta emot enskilda arkiv har det i praxis blivit så att kommunala arkivmyndigheter ofta mottagit enskilda arkiv. Om kommunarkiv runtom i Sverige inte tagit emot enskilda arkiv hade en stor del av Sveriges kulturarv riskerat att gå förlorat.
I Svedalas kommunarkiv finns exempelvis enskilda arkiv från AB Åbjörn Anderson och Svedala hantverksoch industriförening.
Syfte
Syftet med riktlinjen är att klargöra hur ett mottagande av ett enskilt arkiv går till samt att klargöra vilka bedömningskriterier som ligger till grund för om arkivmyndigheten beslutar sig för att ta emot ett enskilt arkiv eller inte. Att ha en riktlinje hjälper till att säkerställa att det är värderingen av arkivens informationsinnehåll som styr vad som bevaras i kommunarkivet.
Mottagande
Kommunstyrelsen kan – om det bedöms vara av betydelse för forskning och/eller det lokala kulturarvet – välja att ta emot enskilda arkiv som har en koppling till kommunen eller de kommuner som historiskt legat inom kommungränsen.
Kommunstyrelsen tar endast emot gåvor, inte depositioner, av enskilda arkiv. Kommunstyrelsen övertar vid mottagandet den fulla äganderätten till donerade arkiv.
Villkoren för mottagandet regleras i detalj i de allmänna villkoren för gåvoavtal, samt i gåvoavtalet som skrivs vid överlämnandet. De allmänna villkoren för gåvoavtal finns publicerade på kommunens webbplats.
Delegationsbeslut om att mottaga enskilt arkiv fattas av utsedd delegat, i enlighet med kommunstyrelsens delegationsförteckning.
Dokumentation vid mottagande
Vid mottagande av enskilt arkiv ska ett gåvoavtal upprättas. Gåvoavtalet utgår från kommunstyrelsens allmänna villkor för gåvoavtal för mottagande av enskilda arkiv som finns publicerade på kommunens webbplats.
Bedömning inför mottagande
Vid bedömning av om kommunstyrelsen ska ta emot ett enskilt arkiv ska hänsyn tas till arkivets:
• koppling till Svedala kommun
• pedagogiska, vetenskapliga och kulturhistoriska värde
• skick
Kommunstyrelsen tar inte emot enskilda arkiv som:
• saknar anknytning till kommunen eller de kommuner som historiskt legat inom kommungränsen
• som bedöms sakna eller ha mycket litet kulturhistoriskt, vetenskapligt eller pedagogiskt värde
• är i så dåligt skick att de bedöms sakna eller ha mycket litet kulturhistoriskt, vetenskapligt eller pedagogiskt värde
Bedömningskriterier
För att bedöma ett enskilt arkivs kulturhistoriska, vetenskapliga och pedagogiska värde ska hänsyn tas till följande frågor:
• Under hur lång tid var arkivbildaren aktiv? Ju längre tid en arkivbildare varit aktiv desto större kulturhistoriskt värde ska arkivet bedömas ha.
• Hur stor del av kommunens befolkning påverkar, eller har påverkats av, arkivbildarens aktivitet? Desto större andel, desto större kulturhistoriskt värde ska arkivet bedömas ha.
• Vilken efterfrågan bedöms finnas på materialet? Kan materialet bedömas ha betydelse för hembygdsforskning eller annan historisk forskning? Finns det, eller har det funnits, forskningsprojekt där materialet kan/kunde ha/haft en betydelse? För att svara på dessa frågor
kan en viss analys av hembygdsforskning och historisk forskning krävas. Eftersom vad forskningen är intresserad av förändras över tiden är det möjligt att material som inte bedöms som intressant idag kan bedömas som intressant i framtiden. Därför ska svaren på frågorna i
denna punkt inte anses bära lika stor tyngd som svaren på de andra frågorna.
• Kan materialet användas som utbildningsmaterial i pedagogisk verksamhet eller på annat sätt bidra till folkbildning? För att svara på detta kan vi i bedömningen ta hjälp av en historielärare eller annan pedagogiskt utbildad personal.
• Hur pass unikt är materialet? Är liknande material redan representerat i kommunarkivet? Desto mer unikt material desto större kulturhistoriskt värde ska det bedömas ha.
Utöver dessa frågor ska även hänsyn tas till om arkiv som har tydliga kopplingar till det enskilda arkivet redan finns representerade hos en annan arkivinstitution, exempelvis Skånes Arkivförbund. Om arkiv som har tydliga kopplingar till det enskilda arkivet som ska doneras finns representerat hos en annan arkivinstitution bör donatorn ta kontakt med den institutionen så att samlingarna samordnas, eftersom det förenklar framtida forskning.
Kommunstyrelsen ansvarar för bedömningar enligt ovan men kan vid behov konsultera sakkunniga inom relevanta områden.