Reglemente med gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och nämnderna i Svedala kommun

Antaget av kommunfullmäktige 2022-12-07, § 109.

Gäller från 2023-01-01

För kommunstyrelsen och nämnderna gäller följande gemensamma bestämmelser utöver kommunstyrelsens och nämndernas respektive reglementen.

§ 1 Information och samråd

Kommunstyrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från kommunstyrelsen och nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Kommunstyrelsen och nämnderna ska samråda när ärenden berör varandras verksamheter.

§ 2 Begäran om yttrande och upplysningar från kommunens nämnder och tjänstepersoner

Från kommunens nämnder och tjänstepersoner får kommunstyrelsen och dess utskott begära de yttranden och upplysningar som behövs för att dessa ska kunna fullgöra sina uppgifter.

§ 3 Registrering

Handlingar, som inkommer till kommunstyrelsen och nämnderna som inte är av ringa betydelse, ska skyndsamt registreras, om de inte hålls ordnade i enlighet med respektive verksamhetsområdes informationshanteringsplan. I registret antecknas datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare samt i korthet vad handlingen rör. Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, markeras detta genom att en särskild anteckning (sekretessmarkering) görs på
handlingen eller på aktomslaget som handlingen ligger i. Om handlingen är digital görs sekretessmarkeringen i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras.

§ 4 Personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)

Kommunstyrelsen och nämnderna är personuppgiftsansvariga för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i respektive verksamhet och som man förfogar över samt för den behandling av personuppgifter som sker i kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen och nämnderna är även ansvariga för att föra ett register över behandlingar av personuppgifter som utförs inom kommunstyrelsens och respektive nämnds ansvarsområde.

§ 5 Vård av handlingar (arkivmyndighet)

Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att respektive arkiv vårdas och förtecknas i enlighet med arkivlagen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. För vården av nämndernas handlingar gäller av kommunfullmäktige antaget arkivreglemente samt nämndernas informationshanteringsplaner och arkivbeskrivningar.

§ 6 Olika arbetsformer

Kommunstyrelsens och nämndernas arbetsformer kan vara beslutssammanträden (den normala sammanträdesformen), temamöten, seminarier eller annan form som kommunstyrelsen eller nämnderna anser lämplig.

Kommunstyrelsen och nämnderna får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga. Vid sådana sammanträden får enbart ärenden behandlas som inte avser myndighetsutövning eller i vilka det inte förkommer uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Kommunstyrelsen och nämnderna bestämmer själva formerna för offentliga sammanträden. Vid offentliga sammanträden har endast ledamöter, ersättare samt de närvarande arbetstagare som biträder styrelsen eller nämnden rätt att yttra sig.

§ 7 Sammanträde med deltagande på distans

Kommunstyrelsen får besluta att kommunstyrelsen, nämnder och utskott får sammanträda med förtroendevalda närvarande på distans om beslutet grundas på rekommendationer från Folkhälsomyndigheten. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokal ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Riktlinjer för deltagande på distans vid sammanträden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna och utskotten antagna av kommunstyrelsen ska följas.

§ 8 Tidpunkt för sammanträden

Kommunstyrelsen och nämnderna sammanträder på dag och tid som kommunstyrelsen respektive nämnderna bestämmer. Eventuella förändringar i sammanträdesplanen ska antas av kommunstyrelsen eller berörd nämnd.
Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av kommunstyrelsens eller respektive nämnds ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

§ 9 Kallelse

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträde. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i kommunstyrelsen eller nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten ansvara för kallelsen.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska vara varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet tillhanda senast fem kalenderdagar före sammanträdesdagen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av en ärendelista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på ärendelistan ska bifogas kallelsen.

Ordföranden har rätt att lägga till ett ärende, som inte funnits med på ärendelistan, till kallelsen.

§ 10 Sammansättning

Kommunstyrelsen och nämnderna ska bestå av så många ledamöter och ersättare som fullmäktige bestämmer.

Parti i fullmäktige som inte har ledamot eller ersättare i kommunstyrelsen eller nämnd har rätt till en insynsplats i kommunstyrelse eller nämnd. Fullmäktige utser innehavare av insynsplats.

§ 11 Närvarorätt

Kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande samt oppositionsråd får närvara och delta i överläggningarna men inte i besluten vid sammanträden i samtliga nämnder. Närvarorätten gäller i ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Särskild ersättning erhålls inte för deltagande i nämnda sammanträden.

Kommunfullmäktiges ordförande och vice ordföranden får närvara vid kommunstyrelsens sammanträden. Kommunfullmäktiges ordförande och vice ordföranden får då delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild.

Vid kommunstyrelsens respektive nämndernas och dess utskotts sammanträden får, i den mån inget annat beslutas, kommunstyrelsens respektive nämnders chefer och sekreterare samt annan anställd, som kallats, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde.

§ 12 Presidium

Kommunstyrelsens och nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

§ 13 Ersättare för ordföranden och vice ordförande

Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får kommunstyrelsen eller nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i kommunstyrelsen eller nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

§ 14 Inkallande av ersättare

En ledamot, som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv kalla ersättare enligt gällande regler för ersättares inträdande.

§ 15 Ersättares tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som är bestämd mellan dem. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas, får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

§ 16 Ledamots tjänstgöring

En ledamot som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.

En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

En ledamot som kort avviker från ett sammanträde för till exempel amning eller ett telefonsamtal anses inte ha avbrutit sin tjänstgöring. Ordföranden ska under sådana omständigheter säkerställa att en ledamot avbrutit sin tjänstgöring innan ersättare kallas in.

§ 17 Reservation

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen, ska det göras det skriftligt, vilket anmäls under sammanträdet. Motiveringen ska lämnas före tidpunkten för justeringen av protokollet.

§ 18 Justering av protokoll

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen respektive nämnderna kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

§ 19 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter med mera

Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

§ 20 Delgivning

Delgivning (säkerställande av att berörd part får ta del av informationen i ett ärende) med kommunstyrelsen eller nämnderna sker genom ordförande, kommundirektören, verksamhetschefen eller annan tjänsteperson som kommunstyrelsen eller respektive nämnd utser.

§ 21 Undertecknande av handlingar

Avtal, andra handlingar och skrivelser som härrör från beslut av kommunstyrelse eller nämnd ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne förste vice ordförande och vid förfall av även denne av andre vice ordförande och kontrasigneras av anställd som kommunstyrelsen eller nämnden bestämmer.

Kommunstyrelsen och nämnderna får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteperson att enligt av kommunstyrelsens eller nämnds lämnade direktiv underteckna handlingar på kommunstyrelsens respektive nämndens vägnar.

Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

§ 22 Avsägelse av förtroendeuppdrag

Förtroendevald som avsäger sig sitt förtroendeuppdrag ska lämna in en avsägelse skriftligen till kommunfullmäktiges sekreterare. Ärendet tas sedan upp vid nästkommande sammanträde i fullmäktige.

§ 23 Utskott

Denna paragraf gäller för kommunstyrelsen och de nämnder som enligt reglemente från kommunfullmäktige har utskott.

Kommunstyrelsen och berörda nämnder väljer för den tid kommunstyrelsen och nämnden bestämmer bland utskottens ledamöter en ordförande, om inget annat anges i annat reglemente eller arbetsordning. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får kommunstyrelsen och respektive nämnd utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

Avgår en ledamot eller ersättare i utskotten som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.

Utskotten sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs.

Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut till kommunstyrelsen eller nämnden, i det fall utskottet inte har rätt att själv fatta beslut enligt gällande delegationsförteckning eller genom annat beslut av kommunstyrelsen eller berörd nämnd.

Vid utskottssammanträde får, i den mån inte kommunstyrelsen eller nämnden beslutar annat, kommunstyrelsens eller nämndens chefer och sekreterare samt annan anställd, som kallats, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde.