Att använda klarspråk innebär att skriva vårdat, enkelt och begripligt. Till stora delar innebär det att utgå från dina mottagare och deras förkunskaper och sedan anpassa texten efter det.

Klarspråk är vårdat, enkelt och begripligt

Klarspråk innebär att skriva vårdat, enkelt och begripligt. Till stora delar innebär det att utgå från dina mottagare och deras förkunskaper och sedan anpassa texten efter det. Ibland kan målgruppen vara bred eller svårdefinierad och därför är det viktigt att kunna anpassa språket så att så många som möjligt förstår.

Ett vårdat språk

Ett vårdat språk är ett korrekt språk som följer svenska skrivregler. Vad som är korrekt kan variera utifrån den kontext som din text ska fungera i. Det är till exempel viktigt att tänka på vilken ton du använder dig av beroende på vem du skriver till och om du kommunicerar internt eller externt. Att följa svenska skrivregler innebär bland annat att följa konventionen för stavning, interpunktion och dylikt.

Ett enkelt språk

Ett enkelt språk är ett språk som inte är onödigt komplicerat. Språket ska inte vara ett hinder för mottagaren att ta till sig textens budskap. Det innebär bland annat att byta ut ord som kan vara svåra att förstå, att ha en enkel struktur på meningarna och att skriva ut förkortningar.

Ett begripligt språk

Ett begripligt språk är ett språk som är anpassat till mottagaren. Till skillnad från ett enkelt språk – som är enkelt för alla – kan ett begripligt språk vara svårt för vissa att förstå. Det som är viktigast är att utgå från textens mottagare och vilken kunskap hen har. Utifrån det avgör du vilken information som din text måste innehålla, vilken disposition du ska använda dig av, vad som är viktigt att framhäva med mera.

Klarspråk ökar effektivitet, förtroende och tillgänglighet

Genom att kommunicera vårdat, enkelt och begripligt minskar du risken för resurskrävande missförstånd och feltolkningar. Det gäller både när du kommunicerar internt och externt. Därför bidrar klarspråk till en ökad effektivitet i verksamheten. Genom att kommunicera begripligt med dina målgrupper ökar du också förtroendet för kommunen både som myndighet och arbetsgivare. Klarspråk är helt avgörande för tillgängligheten i kommunikationen.

Så skriver du klarspråk

Här hittar du generella tips som du kan arbeta med för att utveckla ditt skrivande. Tänk på att alltid utgå från mottagaren i den mån du kan och lägg gärna lite extra tid på att planera din text.

För vem och varför skriver du?

Börja alltid med att planera din text. Fundera över varför du skriver din text och vilka dina mottagare är. Vad behöver de veta och vad kan du utelämna? Ofta behöver dina mottagare inte veta allt som du vet. Skriv bara det som är avgörande för mottagarens förståelse.

Disponera texten logiskt

Vilken information bör komma först? Använd en disposition som är logisk för mottagaren och för syftet. Ofta innebär det att skriva det viktigaste först, snarare än att till exempel inleda med bakgrund.

Styckeindela logiskt för att förbättra läsbarheten

Gör ett nytt stycke när du behandlar ditt ämne ur en ny infallsvinkel eller kanske till och med byter ämne. Inled gärna stycket med en nyckelmening som sammanfattar dess innehåll.

Skriv informativa rubriker

Rubriker hjälper läsaren att navigera sig genom texten och synliggör dess innehåll. Men det förutsätter att rubrikerna är informativa. ”Ansök om friskvårdsbidrag i Heroma” är till exempel en tydligare rubrik än ”Instruktion”. Ett tips för att lättare skapa en informativ rubrik är att låta den innehålla verb.

Skriv kort och koncist

Långa texter med mycket irrelevant information gör det svårt för mottagaren att identifiera det väsentliga. Skriv bara det som mottagaren behöver veta och stryk allt som inte är avgörande för hens förståelse.

Variera meningslängden

En tanke – en mening. Det är ett tips som är bra att ha i åtanke för att meningarna inte ska bli för långa. Samtidigt kan för många korta meningar också göra en text svårläst. Variera meningslängden för att göra texten behaglig att läsa.

Leta efter kommatecken eller ord som ”att”, ”och”, ”vilket”, ”som” för ställen där det ofta går bra att dela en lång mening. Använd tvärtom sådana ord för att slå ihop två meningar som du upplever som för korta.

Använd aktiva verb istället för substantiv

Ibland görs verb om till substantiv (kartlägga -> kartläggning), vilket leder till en mer tungläst text. Skriv hellre ”X kartlägger behovet av Y” snarare än ”kartläggning av Y”.

Använd i första hand aktiva verb för att minska risken för oklarheter. ”X beslutar om Y” är tydligare än ”Beslut fattas om Y”. Aktiva verb hjälper också dig att skriva ut vem som gör vad, vilket är ytterligare en sak som förtydligar texten och underlättar mottagarens förståelse.

Lär dig mer om klarspråk

För dig som är intresserad av att fördjupa dina kunskaper om klarspråk listar vi här några tips på fördjupande material.

Checklista Språkkonsulterna

11 steg till klarspråk – en checklista för begripliga texter, öppnas i ny flik

Klarspråkssidor på isof.se

Institutet för språk och folkminnen (Isof) är en statlig myndighet som samlar in, bygger upp och sprider kunskap om språk och kultur i Sverige. Här finns Klarspråkshjälpen – ett samling redskap som hjälper dig i allt från att planera din text till att testa texten när den är färdig.

Klarspråkssidorna på Instiutet för språk och folkminnen, isof, öppnas i ny flik

Myndigheternas skrivregler

Myndigheternas skrivregler (PDF-format) är en samling skrivregler och generella rekommendationer framtagna av Språkrådet i samråd med Regeringskansliets och riksdagens språkvårdare. Skrivregler och rekommendationer varvas med konkreta exempel för alla som skriver inom myndigheter, kommuner eller andra offentliga verksamheter.

Myndigheternas skrivregler, Pdf, öppnas i ny flik

Svarta listan

Svarta listan är framtagen av Regeringskansliet och innehåller ord och fraser som är onödigt krångliga och kan uppfattas som svåra och krångliga att läsa. Listan föreslår modernare formuleringar som underlättar läsningen.

Svarta listan – Ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk öppnas i ny flik

Relaterade sidor

Skrivhandledning Svedala kommun

Kontakt

Kommunikationsenheten
040-626 80 00
kommunikation@svedala.se