Denna rutin beskriver hur och vad som infogas till den digitala journalen inom individ- och familjeomsorg (IFO).

 

Behörighet att infoga dokument i Lifecare IFO

Alla som har behörighet att dokumentera i aktualisering, utredning, insats eller i samtycke i Lifecare IFO har behörighet att infoga dokument av format PDF/A.

 

Behörighet att skanna till mapp via skrivare

Chef beställer av IT-enheten behörighet till mapp som är kopplad till skanning via skrivaren.

 

Skanna dokument via skrivare

För beskrivning av hur man gör se Lathund infoga dokument Lifecare IFO.

Om man har ett dokument som till exempel har kommit via mejl och det ska infogas till Lifecare, skall det skrivas ut och hanteras enligt beskrivning ovan för att få format PDF/A.

Dokument raderas automatiskt kl 19 varje dag ifrån mappen men det är användaren som ska ta bort dokumentet så fort det är infogat i Lifcare IFO.

 

Vad ska infogas

 

”Beslut om gallring av handlingar efter inskanning i Procapita/Lifecare” är antaget av socialnämnden 2021-06-17 Dnr 2021-000217. Socialnämnden beslutade att handlingar som inkommit i pappersform kan skannas och originalen kan sedan gallras när de inte längre behövs för verksamheten.

Men eftersom vi i dagsläget inte har ett fungerande e-arkiv så ska alla handlingar som infogas till Lifecare sparas i pappersakten. Den digitala akten skall spegla pappersakten.

När ett ärende är avslutat rensas pappersakten av socialsekreterare. Hänvisning till Rutin Rensning av akter IFO. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas dvs anteckningar, utkast och liknande arbetspapper, kallelser till möten etc, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig handling färdigställts. Denna typ av dokument skall således inte infogas till den digitala akten, då den digitala akten inte rensas på detta sätt.

 

Personer födda 5, 15, 25 i varje månad slutarkiveras/bevaras efter sista anteckning, övriga gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från denna regel gäller i följande: placeringsärende barn, faderskap och föräldraskap, adoptionsärenden, där alla födelsedatum sparas.

 

Nedan följer de dokument som får infogas. En bedömning om dokumentet är av betydelse för ärendet skall alltid föregås innan dokumentet skannas. Alla dokumenten som får infogas stöds i socialnämndens informationshanteringsplaner; IFO Generellt personakter, IFO Placeringsärende barn och IFO Missbruk.

 

Typ av dokument	Hänvisning till informationshanteringsplan
Anmälningar	-Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende (IFO)
Ansökningar	-Ansökningar med eventuella bilagor (IFO)
Avtal/placeringsavtal	-Avtal med enskilda utförare Placeringsavtal (IFO)
BBIC konsultationsdokument	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Begäran om handräckning	-Begäran om handräckning (IFO)
Begäran om yttrande	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Beslut och beslutsunderlag	-Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Diarieförda handlingar	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Domar och beslut från domstol	-Domar (IFO)
Droganalyser	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Fullmakter	-Fullmakter (IFO)
Genomförandeplaner	-Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Hälsoundersökningar ( ex LOH)	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Inkommen handling (ex mejl, brev)	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Månads-/behandlingsrapporter	-Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Nämndsprotokoll från utskott eller nämnd (ex övervägande, omprövningar)	-Nämndsbeslut, socialnämndens utskottsbeslut (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Registerkontroller som utgör underlag för beslut	-Registerkontroller som utgör underlag för beslut (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Remissvar	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Samtycke/Medgivande	-Samtycke/Medgivande (IFO)
SIP/SVPL	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Underställan	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Utlåtande/Bedömning/Intyg	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Utredningar	-Utredningar i enskilt ärende (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Vårdplaner	-Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner (IFO) -Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)
Överklagande	-Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet (IFO)

 

Dokument som inte ska bevaras eller bedöms ej ha betydelse för ärendet, får INTE skannas:

Typ av dokument	Hänvisning till informationshanteringsplan
Beslut från hyresnämnd	-Gallras 2 år efter att kontrakt upphört att gälla. Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår. (VoO)
Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten IFO, LSS, Särskilt boende, andrahandskontrakt	-Gallras 2 år efter att kontrakt upphört att gälla. Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår. (VoO)
Journaler från andra myndigheter eller externa utförare	-Journalhandlingar gällande placeringar gällande barn och unga inkomna från externa utförare (IFO) – Bevaras i pappersakt -Journalhandlingar gällande placeringar gällande vuxna inkomna från externa utförare (IFO) – Bevaras i pappersakt-Journalhandlingar med bilagor från externa hem för vård av boende – (IFO) -Läggs i personakt. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnade enligt avtal
Kallelser som är inkomna till oss från någon utanför myndigheten	Gallras vid inaktualitet (VoO)
Meddelande från hyresvärd (ex hyresskuld, uppsägning, klagomål etc)	Vid inaktualitet (IFO)