1 Inledning

1.1 Vård och omsorgs ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Av socialtjänstlagen framgår att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, samt att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras. Socialtjänstens föreskrifter och allmänna råd ställer också krav på att den som bedriver socialtjänst ansvarar för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för verksamheten. Syftet med ett sådant ledningssystem är att bidra till en verksamhet som:
1) Gör rätt saker,
2) gör det på rätt sätt
3) och uppfyller krav och mål i lagstiftning och hos de verksamheten är till för.
Definitionen av kvalitet enligt föreskriften är att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter.

1.2 Egenkontroll inom socialtjänsten
En del av individ- och familjeomsorgens systematiska kvalitetsarbete utgörs av egenkontroll. Den som bedriver verksamhet inom socialtjänsten ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utöva egenkontroll. Det innebär att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamhetens resultat. Egenkontrollen innebär även att kontrollera att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet.

Egenkontrollen kan beskrivas som en intern granskning av att den egna verksamheten uppnår ställda krav och mål. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att den som bedriver verksamhet ska kunna säkra verksamhetens kvalitet.

Egenkontrollen inom kommunens socialtjänst består av ett flertal aktiviteter, bland annat brukar- och medarbetarundersökningar, synpunkter från revisorer och intressenter, rapportering och hantering av avvikelser och lex Sarah, nationella jämförelser samt olika former av internkontroll. Egenkontrollerna sammanställs årligen i kommunens kvalitetsrapporter.

1.3 Plan för egenkontroll
Föreliggande plan inriktas på egenkontroll som gäller granskning av journaler,
akter och annan dokumentation för att säkerställa kvalitet och identifiera
förbättringsområden.

Egenkontrollplanen utgör en sammanställning av de kontrollmoment som ska
genomföras årligen och omfattar samtliga medarbetare inom individ- och familjeomsorgen som handlägger ärenden enligt socialtjänstlagen (SoL), lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Egenkontrollerna
omfattar även individ- och familjeomsorgens utförare.

Syftet med att tillämpa egenkontroll utgörs av att identifiera utvecklingsbehov, åtgärda eventuella avvikelser i verksamheterna samt att motverka oegentligheter. Det är viktigt att resultaten av egenkontrollerna tillvaratas, och leder till ett lärande och förändring där det behövs.

1.3.1 Övergripande om ansvar kopplat till egenkontroll
Områdeschef ansvarar för planen för egenkontroll, vilket inkluderar att den revideras årligen och att sammanställning av resultat och analys görs två gånger per år. Enhetschef ansvarar för att samtliga egenkontroller som rör enheten genomförs och analyseras oavsett vem (enhetschef, 1:e socialsekreterare eller verksamhetsstrateg) som står för den faktiska granskningen och dokumentationen.

Innehållet i kontrollerna som ska genomföras tas fram i samverkan mellan enheternas enhetschefer, 1:e socialsekreterare/samordnare och verksamhetsstrateg. Utgångspunkten är frågeställningarna under punkterna 3.4 samt 4.4 samt sammanställning av risker och utvecklingsbehov som framkommit i föregående års sammanställning av det systematiska kvalitetsarbetet.

1.3.2 Övergripande om dokumentation av egenkontroll
Svaren på frågorna som hör till planens respektive kontrollavsnitt registreras i webbenkäter.

Dokumentation och analys av de egenkontroller som genomförs under året görs av enhetschefer.

Egenkontrollerna sammanställs och redovisas årligen …

2 Översikt

2.1 Egenkontroller per enhet

I tabellen nedan visas en översikt över egenkontrollerna och på vilka enheter de ska genomföras.

IFO myndighet

Verksamhet	Handläggning och dokumentation
Mottag	X
Barn och unga	X
Familjehem	X
Vuxen	X
Familjerätt	X

 

IFO utförare

Verksamhet	Dokumentation
Familjeteamet	X
Kompassen	X
Samansvar Svedala	X
Boende och integration	X
Förebyggandeteamet	X

 

2.2 Frekvens och ansvar

I tabellen anges hur ofta respektive egenkontroll genomförs, vem som genomför den samt vem som ansvarar för att dokumentera i rapporten. Mer detaljerad information finns i respektive egenkontrolls avsnitt.

Egenkontroll	Frekvens	Genomför	Dokumentation
Handläggning och dokumentation (Myndighet)	Två gånger årligen	Enhetschef	Enhetschef
Dokumentation	Två gånger årligen	Enhetschef	Enhetschef

 

3 Handläggning och Dokumentation (IFO myndighet)

3.1 Syfte med egenkontrollen
Syftet är att säkerställa att handläggning och dokumentation utförs enligt
gällande lagstiftning, föreskrifter och övriga styrande dokument.

3.2 Enheter som omfattas av egenkontrollen

IFO myndighet

Mottaget

Barn och unga

Vuxen

Familjerätten

Familjehemsvården

 

3.3 Ansvarsfördelning

Verksamhetsstrateg	Enhetschef	Områdeschef
Sammanställer information och skickar till ansvariga enhetschefer. Dokumenterar avdelningens gemensamma analys.	Dokumenterar och analyserar enhetens resultat. Upprättar handlingsplan om behov av som beskriver vilka åtgärder som ska vidas samt målet med dessa. Informerar enheten om resultat två gånger årligen i samband med att hösten och vårens egenkontroller avslutas.	Ansvarar för att resultatet från genomförda egenkontroller analyseras och presenteras två gånger årligen för socialchef.

 

3.4 Frågeställning i egenkontrollen
– Går det att följa i handläggningen i ärendet över tid?
– Finns det beslutsunderlag (anteckningar/utredning) innan beslut?
– Är det angett rätt delegat för beslut?
– Har utredningstiderna eller andra bestämda tidsramar hållits?
– Har insatserna följts upp och har det skett innan tidsbegränsade beslut upphört?
– Är det tydligt i dokumentationen vad som är faktiska omständigheter och vad som har gjort bedömningen?
– Framgår det att klienten/vårdnadshavare/barn/ungdomar kommit till tals i utredningar samt i uppföljningar?
– Görs besök i familjehem och på HVB-hem vid uppföljning av placeringar?
– Finns det vårdplaner/genomförandeplaner upprättade alternativt inhämtade från utförare av insats inom uppsatta tidsramar.

3.5 Hur går egenkontrollen till?
Egenkontrollen genomförs i mars och september varje år. I mars kontrolleras barn och unga och i september kontrolleras ärenden tillhörande resterande arbetsgrupper. Enhetschef slumpar fram 30 ärenden för enheten som varit aktuella inom det senaste halvåret från uttagstillfället.

Enhetschef har cirka fyra veckor på sig att genomföra egenkontrollerna. Därefter ansvarar enhetschef för att analysera och dokumentera resultatet.

Vid granskning av ärenden som pågått under en lång tid kan man gå tillbaka cirka ett år i ärendet och granska.

OBS! Skriv inga personuppgifter eller andra uppgifter som går att koppla till person i enkäten.

3.6 Uppföljning av egenkontrollen
Enhetschef analyserar resultaten från kontrollen och vidtar åtgärder efter behov. Enhetschef ansvarar för att resultaten från kontrollen delges enheten efter slutförandet.

Enhetschef dokumenterar och analyserar genomförande och resultat, samt eventuella åtgärder som vidtagits utifrån resultatet. Detta görs snarast efter slutförd egenkontroll. Egenkontrollerna redovisas på ledningsgruppsmöte. Områdeschef sammanställer årligen rapport med stöd av resultaten som rapporterats från enhetscheferna.

Områdeschef ansvarar för att resultatet från genomförda egenkontroller analyseras och presenteras två gånger årligen för socialchef. Verksamhetsstrateg sammanställer inför detta tillfälle resultat från enheternas egenkontroller.

4 Dokumentation (IFO utförare)

4.1 Syfte med egenkontrollen
Syftet är att säkerställa att dokumentation utförs enligt gällande lagstiftning, föreskrifter och övriga styrande dokument.

4.2 Enheter som omfattas av egenkontrollen

IFO utförare

Familjeteamet

Kompassen

Samansvar Svedala

Boende och integration

 

4.3 Ansvarsfördelning

Verksamhetsstrateg	Enhetschef	Områdeschef
Sammanställer information och skickar till ansvariga enhetschefer. Dokumenterar avdelningens gemensamma analys.	Dokumenterar och analyserar enhetens resultat. Upprättar handlingsplan om behov av som beskriver vilka åtgärder som ska vidas samt målet med dessa.Informerar enheten om resultat två gånger årligen i samband med att hösten och vårens egenkontroller avslutas.	Ansvarar för att resultatet från genomförda egenkontroller analyseras och presenteras två gånger årligen för socialchef.

 

4.4 Frågeställning i egenkontrollen

• Familjeteamet/Kompassen (Journal Digital)

För rådgivande samtal, samtal på bistånd och biståndslösa samtal
– Upprättas och revideras genomförandeplaner inom uppsatta tidsramar
– Görs målreflektioner
– Arkiveras ärenden efter avslut
– Loggning av journal

• Samansvar Svedala (Journal Digital)
– Upprättas och revideras genomförandeplaner inom uppsatta tidsramar
– Görs målreflektioner
– Arkiveras ärenden efter avslut
– Loggning av journal

• Boende och integration (Procapita)
– Går det att följa dokumentationen?
– Loggkontroll enligt rutin

4.5 Hur går egenkontrollen till?
Egenkontrollen genomförs i mars och september varje år. Enhetschef slumpar fram 15 ärenden för egenkontroll för våren samt 15 ärenden för hösten.

Enhetschef har cirka fyra veckor på sig att genomföra egenkontrollerna. Därefter ansvarar enhetschef för att analysera och dokumentera resultatet.

Vid granskning av ärenden som pågått under en lång tid kan man gå tillbaka cirka ett år i ärendet och granska.

OBS! Skriv inga personuppgifter eller andra uppgifter som går att koppla till person i enkäten.

4.5 Uppföljning av egenkontrollen
Enhetschef analyserar resultaten från kontrollen och vidtar åtgärder efter behov. Enhetschef ansvarar för att resultaten från kontrollen delges enheten efter slutförandet.

Enhetschef dokumenterar och analyserar genomförande och resultat, samt eventuella åtgärder som vidtagits utifrån resultatet. Detta görs snarast efter slutförd egenkontroll. Egenkontrollerna redovisas årligen av avdelningens verksamhetsstrateg i kommunens kvalitetsrapport.

Områdeschef ansvarar för att resultatet från genomförda egenkontroller presenteras och analyseras två gånger årligen under ledningsgrupp efter avslutade egenkontroller. Verksamhetsstrategen sammanställer inför detta tillfälle resultat från enheternas egenkontroller.