• Börja med att kontakta den politiker som har jour enligt jourlistan, informera om att det finns ett dokument som behöver signeras digitalt. Inhämta ev de uppgifter du inte har, se nedan.
• För att kunna använda e-tjänsten för digital signering behöver du ha namn, personnummer (10 siffror), mejladress och mobilnummer på den politiker som ska signera. De tre politikerna i snu som har jour har svedala.se mejladresser.
• Dokumentet som ska signeras ska sparas i PDF format på L i mappen L:\Vård och omsorg\Gemensamt\Skannade dokument\IFO. Dokument i denna mapp raderas efter ett dygn. Du kan själv också radera dokumentet när du lagt upp det i e-tjänsten.
• Svedala kommuns e-tjänstportal hittar du på intranätet under stödsystem https://intra.svedala.se/service-och-stod/stodsystem/e-tjanster/ klicka på länken

”E-tjänstportal”. Logga in som personal (e-post och lösenord till datorn).

• I menyn klickar du på ”Handläggning” – ”Dokumentsignering” – därefter ”Skapa ny dokumentsignering” (grön knapp).
• Fyll i ”Dokumentnamn” samt ”Beskrivning vid signering” (kan vara samma text).
• Under ”Bifoga PDF-dokumentet” väljer du dokumentet från L under ”Välj fil”.
• Ändra ”Avbryt dokumentet om ej signerat inom” till 2 dagar
• Ändra ”Skicka påminnelse om ej signerat inom” till 1 dag
• Ändra ”Gallra dokumentet efter” till 2 dagar
• Under ”Signeras av” är två val för bockade med automatik, vilket är ok. (”Vid signering visa tidigare parter som signerat” och ”Visa signerat dokument på Mina sidor”.) Inget behöver bockas i om inte dokumentet ska signeras i en viss ordningsföljd som t ex gäller protokoll.
• Klicka på ”Lägg till person” Välj extern
• ”Lägg till person” Fyll i förnamn, efternamn, e-postadress, mobilnummer samt personnummer ÅÅÅÅMMDDXXXX. Välj ”Spara och stäng” (Är det flera personer som ska signera väljer du ”Spara och lägg till ny”)
• I nästa bild kan du granska så att du ser att du angett rätt uppgifter – klicka därefter ”Spara och skicka”
• Den som ska signera får nu en mejlavisering om att det finns ett dokument att signera, signeringen sker med Bank-ID. När detta är gjort kommer du att få ett mejl om att ”Signering av dokumentet xx” är slutfört. Klicka på länken i mejlet så kommer du till e-tjänstportalen. Klicka på ”Hämtat signerat dokument” och skriv ut det och/eller spara det där det ska vara. (”Hämtat signerat dokument med personnummer” ska du ignorera då vi inte använder oss av detta.)
• Är det signerade dokumentet ett så kallat ”ordförandebeslut” ska en kopia läggas till socialnämndens utskotts sekreterare Ingrid Kjellberg för information vid kommande sammanträde med snu.