Inledning

Varje rekrytering är viktig för att säkra kvalitativa verksamheter för våra medborgare och de som verkar i kommunen. Att rekrytera kompetenta och skickliga chefer är avgörande för att vi ska nå vår kommunövergripande vision – en attraktiv kommun med möjligheter för hela livet. Chefskapet är en profession som kräver en särskild kompetens inom ledarskap och är en förutsättning för verksamheternas måluppfyllelse, god arbetsmiljö och attraktiva arbetsplatser.

Vid chefsrekrytering ska processen vara väl genomtänkt, genomföras med hög kvalitet och leverera en god kandidatupplevelse. Alla kandidater som kommer i kontakt med oss under rekryteringsprocessen ska få ett professionellt bemötande och uppleva oss som en attraktiv arbetsgivare.

Huvudprincipen är att alla vakanta chefstjänster i kommunen ska utlysas och annonseras. Alla rekryteringar ser olika ut beroende på chefsnivå och tjänstens innehåll. Denna rutin är en generell vägledning för genomförandet av en chefsrekrytering och kan i delar anpassas utifrån verksamhetens behov och vilken chefsroll rekryteringen avser.

Rekryterande chef och HR utgör generellt kärnan i rekryteringsprocessen där HR, på uppdrag av och i dialog med rekryterande chef, är den som samordnar och administrerar rekryteringsprocessens alla delar. HRs roll är också att stödja chefen genom att bidra med HRs profession inom området och kvalitetssäkra processen.

Eftersom medarbetarna representeras av fackliga representanter är samverkan viktig del i processen. Berörd samverkansgrupp informeras tidigt och har i uppdrag att utse 1-3 representanter från samverkansgruppen och som ska ingå i intervjugruppen.

Chefsrekryteringar hanteras alltid i samverkansgrupp i nästa nivå över chefstjänsten. Enhetschef i OSAM, områdeschef i VESAM och kommunledningsrepresentanter i CESAM. Fackliga företrädare tillsammans med andra representanter som rekryterande chef utser stödjer rekryterande chef utifrån olika roller och perspektiv i syfte att ge chefen ett så brett och djupt beslutsunderlag som möjligt.

I vissa chefsrekryteringar anlitas extern rekryteringskonsult (bilaga 1).

Planering och analys av behovet

En chefsrekryteringsprocess innehåller många moment och det är därför viktigt att chef med stöd av HR förbereder en tids- och aktivitetsplan, se bilaga 8.

Behovsanalysen utgår utifrån verksamhetens målsättningar och behov av kompetens utifrån ett nutids- och ett framtidsperspektiv. Behovsanalysen är ett viktigt verktyg för att rekrytera relevant kompetens som kommunen och verksamheten är i behov av.

I behovsanalysen tar rekryterande chef ställning till exempelvis följande:

• Vilka nuvarande och framtida målsättningar har verksamheten?
• Hur kommer verksamheten förändras framöver?
• Bör arbetet omstruktureras, förändras eller omfördelas?
• Finns kompetensen i organisationen?

Med fördel kan chef genomföra en analys av verksamhetens nuläge, förväntade resultat och verksamhetsinriktning för tjänsten genom omvärldsbevakning och samtal med nyckelpersoner som exempelvis medarbetare, specialister, chefskollegor, områdeschefer, verksamhetschefer, politiker och fackliga representanter.

Kompetensprofil

Utifrån behovsanalysen upprättas en kompetensprofil. För att kunna upprätta en kompetensprofil behöver arbetsuppgifterna brytas ner och kartläggas.

Vägledande frågeställningar för att kartlägga arbetsuppgifterna,

• Vilka arbetsuppgifter ingår i chefsuppdraget?
• Vilka förväntningar och krav ställs på uppdraget?
• Vilka ansvar och befogenheter kommer finnas?
• Personal- och arbetsmiljöansvar?
• Ekonomi- och budgetansvar?
• Verksamhetsansvar?

I kompetensprofilen anges vilka krav som ställs på kandidaten och vad som är meriterande inom områdena utbildning, kunskap och erfarenhet. Vidare bedöms vilka personliga kompetenser som är viktigast i det aktuella uppdraget och med fördel kan ett kompetensramverk användas som stöd.

• Mall kompetensramverk enligt bilaga 3.
• Mall kompetensprofil chef enligt bilaga 4.

När kompetensprofil är framtagen skickas den till samtliga fackliga representanter i berörd samverkansgrupp samt vid behov andra av rekryterande chef utsedda representanter. Vid behov revideras kravprofilen utifrån inkomna synpunkter.

Annons och annonsering

Utifrån kompetensprofilen formuleras en annons. Annonsen innehåller en kort inledning om kommunen och verksamhetsområdet, beskrivning av uppdraget och arbetsuppgifter samt vilka kompetenser tjänsten kräver eller är meriterande.

Syftet med annonsen är att attrahera och locka kvalificerade kandidater till att söka den vakanta tjänsten. Det är viktigt att beskrivningen av tjänsten, så nära som möjligt, speglar hur verksamheten och uppdraget kommer se ut för kandidaten som anställs. En tydlig annons gör också att ansökningsunderlaget sannolikt bättre matchar verksamhetens behov och utgör ett relevant och kvalitativt urval av kandidater.

Annonsen publiceras på Svedalas lediga-jobb-sida, platsbanken samt andra kanaler så som Facebook, Linkedin, Instagram och Offentliga jobb utifrån behov. Rekryterande chef stämmer av med HR vilka kanaler som är aktuella och annonsens form, så som bild och eventuellt rörligt material.

Ansökningar och urvalsfrågor

När annonsen lagts upp i rekryteringssystemet kan urvalsfrågor sättas upp baserade på kompetensprofilens skallkrav och meriterade delar. Urvalsfrågor är en effektiv metod för att identifiera kvalificerade kandidater för tjänsten. Urvalsfrågor kan även vara kopplade till kultur och värderingar som kan användas som ett ytterligare underlag i urvalet.

När ansökningar inkommer går det ut ett automatiskt svar från rekryteringssystemet och där kan preliminära datum för intervjuer anges.

När ansökningstiden gått ut skickas en meritförteckning alternativt ansökningshandlingar på alla kandidater som aktivt sökt tjänsten till de fackliga representanterna som har utsetts att delta i slutintervjun.

Första urval

Vid annonsering av en tjänst kommer det ofta sökande som har många olika kompetenser och erfarenheter. För att få en överblick av vilka som sökt tjänsten och vilka som är intressanta att gå vidare med i processen samt de som inte är aktuella för tjänsten, behövs ett strukturerat arbetssätt. I rekryteringssystemet finns systemstöd för kontinuerligt urvalsarbete under annonseringstiden.

I urvalsprocessen är följande vägledande,

• Utgå ifrån utbildning och erfarenheter som du angivit i kompetensprofilen.
• Flytta kandidaterna i rekryteringssystemet utifrån dina processteg så du får en överblick.
• Gör en sammanställning av de intressanta kandidaternas kompetenser.
• Kalla de kandidater som har likvärdiga kompetenser på en första intervju.

Att välja en mindre kvalificerad kandidat framför en mer kvalificerad i första urvalet måste vara mycket välmotiverat utifrån perspektivet diskriminering samt jäv.

De kandidater som inte går vidare till intervju bör meddelas så tidigt i processen som möjligt. HR flyttar kandidaterna till processteget ”ej intressanta” i rekryteringssystemet och meddelar kandidaterna att de inte är aktuella för tjänsten.

Representation vid intervju

I en chefsrekrytering utser rekryterande chef representanter som ska ingå i rekryteringens intervjuer. Syftet med att involvera olika representanter i slutintervjuerna är att rekryterande chef ska få så bra beslutsunderlag som möjligt.

Representanter från fackliga organisationer i berörd samverkansgrupp ges alltid möjlighet att via 1-3 representanter delta i slutintervjuerna. Även arbetsgivarrepresentanter som utses av rekryterande chef kan komma att delta i slutintervjuerna.

Rekryterande chef och HR deltar i samtliga slutintervjuer och sitter tillsammans med fackliga-och arbetsgivarrepresentanter i syfte att säkra kandidatupplevelsen och beslutsunderlaget.

De representanter som medverkar i slutintervjuerna ska träffa samtliga slutkandidater för att kunna stödja chef inför beslut. Exempelvis om en facklig representant/arbetsgivarrepresentant inte kan vissa avsatta tider för intervjuer är det bättre att ta in en annan person som kan samtliga tider.

Se exempel på representanter vid intervju enligt bilaga 2.

Första intervju

Första intervjun är ett tillfälle för rekryterande chef att presentera/profilera Svedala kommun och den specifika verksamheten samt ställa frågor till de som uppfyller kompetensprofilen för att bedöma hur väl kandidaten lever upp till uppdraget.

Det är även ett tillfälle för kandidaten att ställa frågor om uppdraget, verksamheten och undersöka huruvida Svedala kommun är en potentiell arbetsgivare.

I första intervjun är det i första hand rekryterande chef och HR som deltar.

Syftet med första intervjun är att identifiera 2-4 av de sökande och som rekryterande chef bedömer är tänkbara på tjänsten.

Förberedelser inför intervju

Formulera intervjufrågor utifrån kompetensprofilen och valda personliga kompetenser. Frågor om kandidatens syn på ledarskap och chefskap är viktigt i den första intervjun.

Du kan ta fram en intervjuguide i rekryteringssystemet utifrån den angiva kompetensprofilen alternativt använda den generella mallen och revidera den utifrån aktuell tjänst.

• Intervjuguide chefsrekrytering, första intervju, bilaga 5

En strukturerad intervju ger en hög träffsäkerhet i bedömningen. Genom att ställa samma frågor till kandidaterna kan rekryterande chef jämföra kandidaternas svar med varandra vilket utgör ett relevant bedömningsunderlag.

Det är viktigt att endast ha med frågor som är relevanta för tjänsten. En fördel kan vara att uppmana kandidaten läsa in sig på organisationens övergripande struktur i förväg så att fokus vid intervjun kan läggas på kandidaten och den aktuella tjänsten samt kommunen som arbetsgivare.

Inför intervjun är roller och ansvar bestämda i förväg och tydliga för alla som deltar under intervjuerna. Principen 70/30 kan vara ett riktmärke vilket betyder att tiden fördelas 30% till arbetsgivaren och 70% till kandidaten.

• Vem presenterar kommunen, tjänsten och arbetsplatsen?
• Vem ställer frågor och leder intervjun?
• Vem redogör för den fortsatta processen och när kandidaten kan förvänta sig återkoppling?
• Säkerställ att kandidater inte möts under processen

Efter första intervjuerna gör rekryterande chef och HR en samlad bedömning av kandidaterna. Utifrån kompetensprofilen jämförs kandidaterna med varandra. Dokumentera grunderna för bedömningen utifrån tjänstens kompetensprofil.

Antal kandidater som ska gå vidare till slutintervju är helt beroende på rekryteringsunderlaget och det aktuella uppdraget. Mellan två till fyra kandidater är ett riktmärke på antal kandidater som går vidare i processen.

Återkoppling

När rekryterande chef valt vilka kandidater som går vidare till slutintervju meddelar rekryterande chef de kandidater som inte gått vidare så snart som möjligt. Återkoppling lämnas på ett tydlig och proffsigt sätt så kandidaten förstår varför den inte gått vidare, men förhoppningsvis pratar gott om Svedala kommun som kommun och arbetsgivare. Vid återkoppling är det bra att hänvisa till kompetensprofilen och att de andra kandidaterna var starkare utifrån valda kompetenser.

Kandidater som gått vidare kontaktas och får information om den fortsatta processen och bokas in för test och slutintervju.

Test

I chefsrekryteringar används testning som en del i processen, testning kan vara personlighets-, begåvnings-, och/eller kapacitetstest. Testning görs på kandidaterna som gått vidare till andra urvalet.

Eftersom det finns många olika typer av test är det viktigt att i förväg ta reda på vilken information testet ska ge. Testning är ett komplement till övriga steg i rekryteringsprocessen. Testresultatet utgör ett bra underlag för rekryterande chef att få bilden som framkommit vid den första intervjun bekräftad. Testresultatet utgör vidare ett underlag inför fördjupad intervju, där resultatet, testbild och frågeställningar diskuteras utifrån den aktuella tjänsten.

Test bokas via olika leverantörer och de ansvarar för att genomföra och återkoppla testresultatet till arbetsgivaren och kandidaterna. De hjälper också till med att ta fram frågeställningar koppling till testresultatet. HR stödjer rekryterande chef i att beställa och organisera test via leverantör.

• Olika typer av test enligt bilaga 6.

Det är också möjligt att använda arbetsprov för att testa efterfrågade kompetenser och förmågor. Detta kan till exempel vara ett case kandidaten får på plats eller annan praktisk uppgift som kandidaten får genomföra, förbereda och presentera.

Slutintervju

Slutintervju består av två eller flera intervjuer för respektive slutkandidat och har olika syften.

Slutintervju/ fördjupad intervju med rekryterande chef och HR

Syftet med den fördjupade intervjun med rekryterande chef och HR är att få fördjupad förståelse för slutkandidaternas personliga egenskaper, motivation och drivkrafter kopplat till det aktuella uppdraget med utgångspunkt i testresultat. Vidare är det ett tillfälle att fånga upp löneanspråk, uppsägningstid och andra förutsättningar som är av vikt för tjänsten.

Använd gärna intervjuguide för chefsrekrytering, slutintervju, enligt bilaga 7. Revidera mallen utifrån aktuell tjänst och behov.

Denna intervju är också viktigt för kandidatens möjlighet att bilda sig en bredare uppfattning om tjänsten och kulturen på arbetsplatsen och ställa frågor utifrån behov.

Slutintervju med fackliga- och arbetsgivarrepresentanter

Syftet med slutintervju med fackliga och arbetsgivarrepresentanter är att stödja rekryterande chef genom ytterligare perspektiv i bedömning av kandidaten och för att rekryterande chef ska få ett breddat underlag inför beslut.

Inför slutintervjun skickas fullständig ansökan på slutkandidaterna till intervjugruppen. Informera intervjugruppen om någon av representanterna inte sökt aktivt och önskar vara konfidentiell.

I denna slutintervju är vissa frågeställningar likartade som i första intervjun då fackliga och arbetsgivarrepresentanter träffar kandidaten för första gången.

Efter slutintervjuerna gör rekryterande chef tillsammans med medverkande representanter en bedömning av kandidaterna. Dokumentera grunderna för bedömningen utifrån tjänstens kompetensprofil. Utifrån kompetensprofilen jämförs kandidaterna med varandra.

Referenstagning

Referenstagning genomförs på rekryteringsprocessens slutkandidat och är en betydelsefull del av rekryteringsprocessen och ska alltid genomföras. Samtidigt är det viktigt att vara medveten om att validiteten är förhållandevis låg. Referenstagning ska därför genomföras strukturerat och tolkas med försiktighet.

Syftet med att ta referenser är att komplettera den bild rekryterande chef fått av kandidaten och stämma av erfarenheter, arbetsresultat och kompetenser. Ett riktmärke vid chefsrekryteringar är tre aktuella referenter varav en är nuvarande chef. Referenstagning tas bara på referenter som har godkänts av kandidaten. Kandidaten uppmanas att förbereda referenterna innan kontakt tas.

Det är viktigt att samma person, i första hand rekryterande chef, tar samtliga referenser.

• Se mall för referenstagning enligt bilaga 8.

Parallellt med att rekryterande chef går vidare till referenstagning meddelas de fackliga representanterna som deltagit i slutintervjun så att de kan påbörja sin referenstagning.

När slutkandidaten är utvald återkopplar rekryterande chef till de kandidater som inte gått vidare. Återkoppling lämnas på ett tydlig och proffsigt sätt så kandidaten förstår varför den inte gått vidare, men förhoppningsvis pratar gott om Svedala kommun som kommun och arbetsgivare. Vid återkoppling är det bra att hänvisa till kompetensprofilen och att de andra kandidaterna var starkare utifrån valda kompetenser.

Erbjudande om anställning

När rekryterande chef valt ut den kandidat som ska erbjudas tjänsten är det alltid rekryterande chef som ringer upp och påbörjar samtalet och förhandling om lön och övriga förmåner samt första dag för anställning. Detta samtal sker oftast innan slutsamverkan och det är viktigt att tydliggöra att erbjudandet är avhängt såväl slutsamverkan som eventuellt säkerhetsprövning och bakgrundskontroll.

När samverkan är avslutad och eventuell säkerhetsprövning är genomförd/påbörjad är det rekryterande chef som skriver anställningsavtal.

Samverka beslut om chefstillsättning

Det är rekryterande chef som tar beslutet om vilken kandidat som ska tillsättas på den vakanta tjänsten.

Inför beslut om vem som ska erbjudas tjänsten ska samverkan genomföras med samtliga representanter i den berörda samverkansgruppen. Inför samverkan skickas ansökningshandlingar på slutkandidaten till representanterna i samverkansgruppen.

I samverkansprotokollet anges inte namn på slutkandidaten och vid oenighet om vem som ska erbjudas tjänsten ska ärendet lyftas ur samverkan och hanteras i enlighet med MBL § 11.

Kostnader

Samtliga kostnader i samband med en rekrytering som exempelvis annonsering och testning, finansieras av rekryterande chef.

Introduktion

När anställningsavtal är skrivet kan rekryterande chef påbörja en planering för introduktion av den nyanställde chefen. Introduktionen är en avgörande tid för hur medarbetaren kommer in i uppdraget, trivs, utvecklas, bidrar och väljer att stanna kvar.

Introduktion innebär allt från att skicka ut introduktionskortet ”Din nya arbetsplats” innan medarbetaren tillträder till att genomföra kontinuerliga uppföljningssamtal, framförallt under det första halvåret, och på olika sätt säkerställa att de förväntningar, förutsättningar och resurser som utlovats också realiseras i uppdraget. Med fördel gör chefen en plan med introduktionsträffar med relevanta personer i organisationen som är viktiga för den nyanställdes uppdrag.

Beslutad rutin i Pdf, Chefsrekryteringsprocess, öppnas i ny flikBeslutad i kommunledningsgruppen 2022-03-07.

Bilagor till chefsrekryteringsprocess

Bilaga 1, Extern rekryteringskonsult

Vid rekrytering av vissa chefer så som verksamhetschef, chef i kommunledningen, chef inom ett specialistområde eller motsvarande används som regel extern rekryteringskonsult för att utföra rekryteringsprocessen. Extern rekryteringskonsult kan anlitas att utföra hela eller delar av rekryteringsprocessen.

För att anlita en extern rekryteringskonsult behöver oftast en upphandling ske vilket rekryterande chef kan få hjälp med via HR. Utifrån upphandlingens utfall samarbetar extern rekryteringskonsult, rekryterande chef och HR under processen. Utifrån vilket bolag som upphandlats och vad som rekryterande chef efterfrågar kan processen och arbetsgången variera.

Extern rekryteringskonsult, i samarbete med rekryterande chef och HR, ansvarar för utförandet av rekryteringsprocessens upphandlade delar. Många delar är likartade den generella rutinen för chefsrekrytering men följande områden kan komma att utföras utifrån vad som efterfrågats och avtalat i upphandlingen.

Annons och ansökningar

Vid samarbete med extern rekryteringskonsult är det av stor vikt att annonseringens utformning stäms av med HR så annonsen är i linje med kommunens varumärke och profilering. Sker rekryteringsprocessen via extern rekryteringskonsult inkommer ansökningshandlingarna i vissa fall direkt till rekryteringsbolaget.

Kandidatsökning

Inte sällan utför extern rekryteringskonsult kandidatsökning, så kallad search. Kandidatsökning innebär att extern rekryteringskonsult genomför en så kallad searchprocess som innebär en kartläggning av den aktuella kompetensen på arbetsmarknaden samt ett aktivt sökande via en mängd olika kanaler/nätverk för att hitta, ta kontakt och attrahera intressanta och kvalificerade kandidater som inte aktivt söker nytt arbete och chefsuppdrag.

Urvalsintervjuer

En annan del som extern rekryteringskonsult kan utföra är urvalsintervjuer vilket innebär att extern rekryteringskonsult genomför intervjuer med intressanta kandidater för att undersöka hur väl kandidaten matchar kompetensprofilen innan rekryterande chef och HR involveras.

Second opinion

Personbedömning ”second opinion” kan också ingå i rekryteringskonsultens uppdrag vilket betyder en kvalitetssäkring av kandidaten. Rekryteringskonsulten träffar slutkandidaten för djupintervju kopplat till kompetensprofilen samt eventuella personlighetsanalyser och kapacitetstest som är lämpliga för tjänsten samt verifiering av de uppgifter kandidaten lämnat.

Referenstagning

Referenstagning kan genomföras tidigare i processen vid extern rekryteringskonsult vilket skiljer sig från den generella rutinen då vi endast tar referenser på den kandidat vi avser att anställa.

Bilaga 2, Exempel på representanter vid intervjuer

Exempel enhetschef/rektor

Första intervju

Intervjugrupp: Områdeschef, HR-partner

Slutintervju

Intervjugrupp 1: Områdeschef, HR-partner

Intervjugrupp 2: Områdeschef, HR-partner, HR-partner, fackliga representanter. Vid behov ytterligare arbetsgivarrepresentanter t ex områdeschef eller enhetschef/rektor.

Exempel områdeschef

Första intervju

Intervjugrupp: Verksamhetschef, HR-partner

Slutintervju

Intervjugrupp 1: Verksamhetschef, HR-partner

Intervjugrupp 2: Verksamhetschef, HR-partner, fackliga representanter. Vid behov ytterligare arbetsgivarrepresentanter t ex områdeschef.

Exempel verksamhetschef

Första intervju

Intervjugrupp: Kommundirektör, HR-chef, extern rekryteringskonsult

Fördjupad intervju:

Extern rekryteringskonsult

Slutintervju

Intervjugrupp 1: Kommundirektör, HR-chef, representanter från KLG, fackliga organisationer

Intervjugrupp 2: Intervju politiker, kommundirektör och HR-chef

Bilaga 3, Kompetensramverk

Analytisk. Identifierar ett problems olika beståndsdelar och ser sambanden dem emellan. Har förmåga att förstå konsekvenserna av olika lösningsförslag. Hittar den mest effektiva lösningen.

Anpassningsförmåga/flexibel. Anpassar med lätthet sitt arbetssätt efter ändrade förutsättningar. Agerar prestigelöst i samband med förändringar. Agerar för att främja sin egen utveckling och fortsatta lärande.

Ansvarstagande. Tar självständigt ansvar för egna arbetsuppgifter i såväl framgång som motgång. Tar ansvar för det gemensamma resultatet och gör det som behövs för att verksamheten ska uppnå sina mål. Kommer med förslag på lösningar. Erkänner misstag och arbetar för att rätta till dem. Håller tidsramar.

Beslutsmässig. Fattar beslut utifrån en snabb och rimlig konsekvensanalys. Informerar relevanta personer om fattade beslut.

Helhetssyn. Identifierar hur verksamhetens delar påverkar varandra. Ser hur händelser utanför verksamheten kan komma att påverka den. Ser samband mellan olika system. Agerar utifrån en helhetssyn för verksamhetens bästa.

Initiativtagande. Tar initiativ och föreslår nya arbetssätt. Sätter igång aktiviteter mot önskat resultat samt argumenterar för och förklarar varför aktiviteterna ska genomföras.

Integritet. Är professionell i sin yrkesroll och blir inte för privat. Identifierar negativa normer och agerar för att förändra dem. Uttalar egna ställningstaganden utifrån sin roll även när de inte sammanfaller med andras.

Kommunikativ (muntlig förmåga). Uttrycker sig välformulerat och tydligt i tal. Försäkrar sig om att mottagaren har uppfattat budskapet korrekt. Anpassar kommunikationen till situation och mottagare. Lyssnar aktivt på andra och ställer frågor för att få förtydliganden. Använder tonläge och kroppsspråk för att förstärka budskapet.

Kommunikativ (skriftlig förmåga). Utrycker sig välformulerat och tydligt i skrift. Skriver språkigt och grammatiskt korrekt. Anpassar kommunikationen till situation och målgrupp.

Lojal. Agerar utifrån arbetsgivarens policyer och intentioner. Ifrågasätter internt när andra agerar på ett sätt som strider mot verksamhetens intentioner. Agerar som ambassadör för verksamheten.

Noggrann. Identifierar, hanterar och följer upp detaljer i arbetet. Kontrollerar att inget lämnas åt slumpen eller missas. Utför arbetsuppgifter på ett grundligt sätt.

Pondus. Har förmåga att med trovärdighet vara verksamhetens representant. Agerar med självförtroende även i ovana situationer. Agerar respektfullt gentemot omgivningen. Meddelar sin åsikt och får med lätthet omgivningen att lyssna.

Prioritering. Prioriterar med lätthet bland arbetsuppgifter utifrån vad som är viktigast för verksamheten. Skiftar enkelt mellan arbetsuppgifter när prioriteringsordningen förändras.

Resultatinriktad. Identifierar mål, genomför aktiviteter och arbetar fokuserat för att uppnå önskat resultat.

Samarbete. Uppmärksammar andras synpunkter och kompetens samt ger dem utrymme i gruppen på ett som gynnar helheten. Identifierar och utvecklar relationer. Bidrar till att förtydliga för gruppen dess arbetsuppgifter och mål. Delar med sig av kunskap.

Självgående. Kan arbeta utan i förväg fastställda rutiner eller vägledning. Identifierar och genomför aktiviteter som leder i målets riktning. Styr självständigt sitt arbete vad gäller att prestera resultat och välja arbetsmetod. Fattar nödvändiga beslut inom sitt ansvarsområde.

Strategisk. Identifierar visioner och långsiktiga mål samt planerar aktiviteter för att nå dit.

Stresstålig. Prioriterar och fokuserar på de för stunden viktigaste arbetsuppgifterna även vid hög arbetsbelastning. Behåller lugn oavsett omständigheter.

Strukturerad. Planerar, organiserar och prioriterar sitt arbete på ett effektivt sätt. Bygger strukturer som även andra kan arbeta utifrån. Sätter upp och håller tidsramar.

Bilaga 4, mall kompetensprofil för chefsrekrytering

Mall kompetensprofil för chefsrekrytering, se beslutad Pdf längst ner på sidan.

Bilaga 5, Mall intervjuguide chefsrekrytering, första intervju

Inledning
✓ Vad roligt att du sökt dig till oss i Svedala, varmt välkommen
✓ Upplägget för intervjun
✓ Presentation av närvarande
✓ Kort beskrivning av Svedala kommun, verksamhetsområdet, arbetsplatsen och tjänstens innehåll

Frågeguide
• Varför har du sökt den här tjänsten?
• Berätta om ditt nuvarande uppdrag.

Aktuella uppdraget
Frågor som är viktiga utifrån aktuellt uppdrag

Ledarskap
• Varför vill du vara chef? Vad är dina drivkrafter i chefskapet?
• Vilka är dina starkaste ledaregenskaper chef?
• Vilka är dina utvecklingsområden som chef, dina trösklar?
• Hur skulle dina medarbetare/din chef beskriva dig?
• Vad är viktigt för att skapa förtroende i chefsrollen?
• Vilka är dina verktyg för att motivera dina medarbetare?
• Kan du ge något exempel på när ditt ledarskap verkligen satts på prov?

Andra frågor
Eventuellt frågor om hur erfarenheten av ekonomi och budget, personal- och arbetsmiljöansvar, utvecklings- och förändringsprocesser och samverkan.

• Hur prioriterar du när tiden inte räcker till? Vad väljer du bort/vad är det som lätt hamnar efter? Ge exempel.
• Vad ser du för utmaningar i tjänsten/uppdraget?
• Är det något du vill tillägga som vi borde känna till?

Exempel på kompetensbaserade frågor

Anpassningsförmåga, flexibel

• Beskriv ett tillfälle då du arbetade i en situation som du upplevde oklar? Vad var svårt att hantera med denna situation?
• Berätta om en situation där du hade svårt att anpassa dig till en förändring. Hur hanterade du situationen? Vad blev resultatet?

Resultatinriktad

• Berätta om ett tillfälle där du har satt upp egna mål. Vilka var dessa? Vad gjorde du för att uppnå målen? Vad blev resultatet?
• Vilka konkreta resultat har du uppnått i ditt uppdrag under det senaste året? Vad gjorde du får att uppnå dessa resultat? Ge konkreta exempel!

Självgående

• Berätta om en situation då du arbetade utan att det fanns tydliga beskrivningar kring metoder och rutiner. Hur gick du tillväga? Vad blev resultatet? Hur reagerade din omgivning?
• I vilka situationer stämmer du av med din chef? Vad väljer du att inte stämma av med din chef? Vad blir resultatet av ditt sätt att stämma av?

Helhetssyn

• Berätta om en situation arbetade för att samarbetet mellan verksamheter skulle bli bättre. Hur gick du tillväga? Vad blev resultatet? Hur reagerade din omgivning?
• Berätta om en situation där du agerade för organisationens bästa. Hur gick du tillväga? Vad blev resultatet? Hur reagerade din omgivning?

Initiativtagande

• Berätta om en situation där du satte igång aktiviteter för att nå ett specifikt mål. Vilket var målet? Vad gjorde du? Hur togs det emot av andra? Vad blev resultatet?

Beslutsmässig

• Berätta om en situation där du hade svårt att fatta ett
• Berätta om en situation då du hade svårt att argumentera för ditt Hur agerade du? Vad gjorde du för att vinna stöd för ditt beslut?

Avslut

• Är det något mer du önskar berätta om dig? Något vi inte frågat kring.
• Har du några frågor till oss?

Berätta om den fortsatta rekryteringsprocessen. Berätta när kandidaten kan förvänta sig återkoppling.

Övrigt

Eventuellt lämna info vad nästa steg innehåller:

Testning, slutintervju, löneanspråk, eventuellt bakgrundskontroll/belastningsregister, referenstagning, chefsreferenser varav en är nuvarande chef, fackliga tar referenser via fackliga kollegor, intyg/betyg.

Bilaga 6, Test vid rekrytering

I vissa rekryteringar kan det vara aktuellt att genomföra personlighets-, begåvnings-, och/eller kapacitetstest. Eftersom det finns många olika typer av test är det viktigt att i förväg ta reda på vilken information testet ska ge. Testning är ett komplement till övriga steg i rekryteringsprocessen och kan inte ersätta exempelvis slutintervju. Syftet är att i första hand bekräfta den bild som framkommit vid den första intervjun samt ge underlag för fördjupad intervju.

Det är också möjligt att använda arbetsprov för att testa en eller flera av de efterfrågade kompetenserna. Detta kan till exempel vara ett case eller annan praktisk uppgift som kandidaten får förbereda och presentera vid andra intervjun.

Personlighet- och begåvningstester vid rekrytering

Hogans Personlighetsinventorium HPI

Mäter normalpersonlighet enligt femfaktormodellen samt potentialskalor inom ledarskap, administration, stresstolerans, integritet etc.

Hogans Deskriptiva skalor HDS

Mäter riskbeteenden i ledarskapspersonligheten, exempelvis drag av psykopati, drag av narcissism, bekräftelsebehov, perfektionism, överdriven misstänksamhet etc.

Matrigma begåvningstest

Mäter generell begåvning och logik.

PAT Perspektiv – personlighetstest

Personlighetstest som ger en bild av kvaliteter och framgångsfaktorer som är avgörande i en given roll. Bland annat testar Perspektiv arbetskapacitet, initiativförmåga, utåtriktad drivkraft, kapacitet att gå från ord till handling, emotionell stabilitet, relationella kvaliteter och empati.

Incondia – utvecklingsanalys/fokusanalys

Analyserna identifierar styrkor, svagheter, utvecklingsbehov samt utvecklingspotentialer och kan användas separat eller i kombination.

Zero Risk – rekryteringsprofil

Profilen kartlägger tankemönster och bakomliggande processer. Hur man tänker och värderar sig själv och sin omvärld påverkar beteendet, hur man fattar beslut men även sättet att kommunicera. Den en inblick i kandidatens styrkor och potentiella svagheter samt mest fördelaktiga arbetsmiljö. Det ger en bild av kandidatens beslutfattande och omdöme samt vart personen har sitt fokus och engagemang.

Bilaga 7, Mall intervjuguide chefsrekrytering, slutintervju

(fördjupad intervju med rekryterande chef och HR)

Inledning

• Välkommen tillbaka och upplägget för intervjun
• Presentation av närvarande, (vid behov)
• Hur har tankarna gått sedan sist?
• Utifrån senast, vad är det som lockar med tjänsten?

Fördjupade intervjufrågor

Fördjupade frågor kopplat tjänsten Frågor utifrån första intervjun

Test

• Hur det kändes att genomföra testet?

Kort info om de positiva delarna av testet

Frågor om de områden som är viktiga för rollen och där testet visar att kandidaten ligger lågt/högt

Andra frågeställningar kopplat till testet och tjänsten.

Avslut

• Är det något mer du önskar berätta om dig? Något vi inte frågat kring.
• Har du några frågor till oss?

Informera om eventuell säkerhetsprövning/bakgrundskontroll/belastningsregister och fråga om det finns anmärkningar?

Berätta om den fortsatta rekryteringsprocessen. Berätta när kandidaten kan förvänta sig återkoppling.

Övrigt

Eventuellt lämna info vad nästa steg innehåller

Löneanspråk?

Eventuellt säkerhetsprövning/bakgrundskontroll/belastningsregister, referenstagning, chefsreferenser varav en är nuvarande chef, fackliga tar referenser via fackliga kollegor, intyg/betyg

Bilaga 8, Mall referenstagning

Mall Referenstagning, se beslutad Pdf längst ner på sidan.

Bilaga 8, Tidplan

En chefsrekrytering tar mycket tid och därför är det en fördel att så tidigt som möjligt sätta en tidplan med de aktiviteter som processen kommer innehålla.

Chef ansvarar för tidplan i samråd med HR.

Exempel på tidplan

• Informera i relevant medarbetargrupp, ledningsgrupp och samverkansgrupp om rekryteringen och utse representanter som ska medverka i slutintervjuer.
• Förbered för eventuell upphandling av extern rekryteringskonsult.
• Boka in samtal med viktiga nyckelpersoner utifrån behovsanalysen.
• Avsätt tid för att skriva kompetensprofil och annons.
• Boka in utskick av kompetensprofil/annons till utsedda fackliga och relevanta representanter, som rekryterande chef utser, för inhämtande av synpunkter.
• Förbered presentation/material om Svedala kommun och den aktuella verksamheten som presenteras under intervjun.
• Boka in tider för första intervju, ange dessa i rekryteringssystemet och svarsmejlet.
• Boka in tid för avstämning och utvärdering efter första intervju.
• Avsätt tid för att kontakta kandidater och ge återkoppling efter första intervju.
• Boka in leverantör att tester ska genomföras.
• Boka tid för återkoppling av testresultat.
• Boka tid för slutintervju, bjud in valda representanter som ska delta.
• Boka tid för avstämning och utvärdering med fackliga och arbetsgivarrepresentanter efter slutintervju.
• Avsätt tid för att kontakta kandidater och ge återkoppling efter slutintervju.
• Avsätt tid för referenstagning.
• Beställ säkerhetskontroll och bakgrundskontroll vid behov.
• Planera in ärendet för beslut i KS vid behov.
• Kalla fackliga representanter på MBL 11.
• Informera om tillsättningen i berörd ledningsgrupp samt andra intressenter.
• Planera introduktion av nyanställd chef.

Beslutade bilagor 1-8 chefsrekryteringsprocess, öppnas i ny flik