Antagen av kommunstyrelsen: 2025-11-17 § 142

Gäller från: 2026-01-01

Inledning

Kommunstyrelsen har beslutat om följande tillämpningsanvisningar avseende attestreglementet för Svedala kommun. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig och huvudregeln är att ingen person ska hantera en transaktion från början till slut. Beställnings-
/granskningsattest och beslutsattest ska alltid ske av två olika personer och finnas dokumenterat, på papper eller i elektronisk form. Vid manuella rutiner skrivs beslutsattest med fullständig namnteckning. Dock finns vissa undantag, exempelvis vid interna transaktioner då
enbart en attest utförs. En detaljerad beskrivning av respektive transaktionstyp följer nedan.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor hanteras elektroniskt. Elektronisk hantering innebär antingen att inkomna pappersfakturor skannas och därefter hanteras elektroniskt eller att fakturorna kommer direkt i elektronisk format. För samtliga leverantörsfakturor ska det finns två olika attester; en beställnings-/mottagningsattest och en beslutsattest. Leverantörsfakturor i utländsk valuta hanteras med beställnings-/mottagningsattest och beslutsattest på pappersfaktura och betalas sedan via internetbanken. Alla betalningar via internetbanken signeras av två olika personer.

Egenupprättade verifikationer för utbetalningar

På egenupprättade verifikationer, exempelvis vid utbetalning av bidrag, interkommunal ersättning, föreningsbidrag eller liknande hämtas underlag från verksamhetssystem. Innan utbetalning sker ska utbetalningsunderlaget attesteras av två olika attestanter; en beställnings-
/granskningsattest och en beslutsattest. Därefter skickas underlaget till Ekonomienheten. Dessa underlag bifogas i ekonomisystemet.

Abonnemang, avtal, periodiska fakturor

För fakturor med periodisk återkommande fakturering får kontroll och attest utföras maskinellt. Det sker genom ett särskilt register i fakturasystemet, som definierar rimlighetsvärden, exempelvis beloppsgränser, tidsintervall och kontering. Fakturan matchas sedan mot det uppsatta registret och attesteras automatiskt om alla regler är uppfyllda. Endast vid avvikelse sker manuell attest. Respektive nämnd lämnar bemyndigande till ekonomienheten om att automatisk attest godkänns. Aktuella abonnemang ska kontrolleras en gång per år av
ansvarig beslutsattestant. Ekonomienheten ansvarar för att kontrollen genomförs.

Kassaverifikation

Utbetalningar av leverantörsskulder är en följd av redan tidigare attesterade fakturor. Underlag avseende leverantörsutbetalningar kräver endast en attest av handläggare på Ekonomienheten. Vid rättelser av felaktiga in- och utbetalningar ska det finnas en attest.

E-handelssystem

Vid elektronisk handel sätts attest normalt vid beställning, en beställnings-/granskningsattest och en beslutsattest. När en faktura överensstämmer med attesterad order och godkänd leverans ärvs attesten från beställning. Vid avvikelse mellan beställning och leverans
attesteras fakturan manuellt i fakturasystemet.

Attester av löneunderlag

Anställningsavtal utgör underlag för att lön ska utbetalas. Beslutsattest sker i samband med att personalansvarig chef undertecknar ett anställningsavtal. Alla former av tillägg (tex. beordrad övertid/fyllnadstid, förskjuten arbetstid, reseersättning, med mera) eller avdrag (tex. sjuk, föräldraledighet, tjänstledighet med mera) ska vara beslutsattesterad av personalansvarig chef. Ersättning via reseräkning beslutsattesteras av personalansvarig chef i HR-systemet efter chefens kontroll av kvittot. Originalkvitto ska därefter skickas in till HR-enheten.

Arvode och ersättningar till förtroendevalda rapporteras i ett försystem till kommunens HRsystem. Inrapporteringen beslutsattesteras av stabschef/verksamhetschef.

Rättningar vid felaktigt utbetalda löner beslutsattesteras av personalansvarig chef.

Interna bokföringsordrar

Interna transaktioner mellan nämnder som baserar sig på avtal eller beställning där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg anses genom detta uppfylla kraven på attest. Dessa transaktioner kan därför bokföras och attesteras av respektive controller. Kontroller får ske i samband med uppföljningar på sedvanligt sätt.

Interna fakturor

Interna köp eller beställningar av engångskaraktär ska faktureras med internfaktura.
Internfakturan ingår i samma fakturaflöde som externa fakturor och attesteras på motsvarande
sätt.

Rättelser/Omföringar

Vid omföringar/rättelser av transaktioner ska det alltid finns ett bokföringsunderlag med förklarande text, eller bifogat underlag, samt hänvisning till ursprunglig verifikation. Handläggare på Ekonomienheten utför dessa rättelser.